Расходы на проезд сотрудников до места работы

Налоговый учет

Работодатель вправе выбирать, каким образом он готов компенсировать проезд своих работников до места трудовой деятельности. Тем самым увеличивая свои расходы, а не своих сотрудников.

Когда работодатель берет на себя ответственность за предоставление компенсации работникам, он должен четко понимать заранее, как это отразиться на его налогооблагаемой базе, как будет вестись учет. В соответствии с налоговым учетом работодатель имеет право включить расходы на проезд сотрудников в расчет базы по налогу на прибыль только в двух случаях:

  • Работодатель обязан компенсировать проезд сотрудников до работы в соответствии с трудовым договором либо внутренними нормативными актами, которые касаются трудовых взаимоотношений между организацией и сотрудниками;
  • Работодатель обязан организовать проезд по причине того, что сами сотрудники не имеют возможности добраться общественным транспортом. Чаще всего это свойственно заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. А также когда осуществление трудовой деятельности происходит в несколько смен, некоторые из которых приходятся на ночное время, когда общественный транспорт не функционирует.

https://www.youtube.com/watch{q}v=https:accounts.google.comServiceLogin

Если все вышеперечисленное будет сделано, то затраты на проездной билет в зависимости от способа его выдачи — предварительная покупка или последующая компенсация — будут учитываться следующим образом.

* Сейчас Минфин считает, что компенсации расходов за разъездной характер работы не входят в систему оплаты труда. А как отдельный расход подобные компенсации в закрытом перечне расходов упрощенцев не поименованыст. 346.16 НК РФ.Однако в ст. 255 НК РФ прямо указано, что к расходам на оплату труда относятся начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, производимые в соответствии с законодательством РФп. 3 ст. 255 НК РФ.

То, что «разъездные» компенсации выплачиваются в соответствии с ТК РФ, очевидно. Более того, в 2008 г. Минфин сам говорил, что такие компенсации относятся к расходам на оплату трудаПисьмо Минфина от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344. Но споры упрощенцев с налоговиками более чем вероятны, ведь ФНС тоже возражает, чтобы они учитывали «разъездные» расходыПисьмо ФНС от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943.

Налогообложение и исчисление взносов при возмещении иных расходов на проезд (билетов на маршрутку, пригородную электричку и т. д.) производятся в том же порядке.

Предлагаем ознакомиться:  Возмещение подоходного налога за ипотеку пенсионеру

Расходы на проезд сотрудников до места работы

Некоторые организации устанавливают у себя не компенсацию расходов на проезд, а фиксированную надбавку сотруднику за разъездной характер работы. Ее без проблем можно учесть и в расходах для целей налогообложения прибыли, и в «упрощенных» расходах.

Однако в этом случае надбавка будет считаться частью заработной платыст. 129 ТК РФ. А значит, ее придется облагать НДФЛ и страховыми взносамип. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19. Получается, что установление надбавки более-менее выгодно только тем, кто платит взносы по пониженным тарифам.

Закрепляем «разъездной» статус

Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить затраты, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд. Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников может устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актамист. 168.1 ТК РФ. Собственно, как и порядок и размеры возмещения расходов на проезд.

3.1. В целях возмещения расходов на проезд Работникам с разъездным характером работы ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц. В случае приобретения Работником за собственные средства проездного билета Работнику возмещается его стоимость после представления такого билета в бухгалтерию. Расходы на проезд иными видами транспорта (например, маршрутное такси, пригородные электрички) возмещаются в аналогичном порядке.

3.2. Указанные в п. 3.1 Работники не позднее 3 рабочих дней по истечении месяца, на который были приобретены проездные билеты, обязаны сдать их бланки в бухгалтерию.

Приложение № 1
к Положению о разъездном характере работы

Перечень профессий и должностей работников ООО «Карамель», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Курьер.

2. Бухгалтер.

3. Юрисконсульт.

5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.

5.2. При выполнении Работником трудовой функции он совершает служебные поездки в пределах Москвы, Химок, Мытищ, Долгопрудного.

Предлагаем ознакомиться:  Когда дольщик может оформить право собственности

5.3. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, установлены действующим в ООО «Карамель» Положением о разъездном характере работы, утвержденным 17.01.2011.

5.4. Поездки Работника, совершаемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 5.2 настоящего договора, являются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке.

Компенсация проезда как материальная помощь отдельным сотрудникам

Многие работодатели нацелены на поддержание долгосрочных трудовых отношений со своими сотрудниками, а это обычно сопровождается определенной социальной ответственностью перед работниками организации. Поэтому в случае крайней необходимость сотрудник может обратиться за материальной помощью, в том числе и за компенсацией расходов на проезд до работы. Для получения материальной помощи работник обязан:

  • Написать заявление с просьбой предоставить ему материальную помощь. Здесь же должно быть изложено кратко обоснование причины обращения за помощью. Заявление обычно составляется на имя генерального директора организации.
  • К заявлению прикладываются документы подтверждающие причину обращения за помощью. Обычно это документы, которые подтверждают тяжелую жизненную ситуацию (медицинские справки, справки из центра социальной защиты населения и т.д.).
  • После рассмотрения заявления составляется приказ, в котором указывается принятое решение о выплате материальной помощи и ее величине.

Расходы на проезд сотрудников в трудовом договоре

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpolicyandsafetyru

Одним из правовых вариантов компенсации расходов на проезд сотрудников – это указание данной компенсации в трудовом договоре. В таком случае это будет считаться одной из статей расходов на оплату труда. Правомерность отражения компенсаций в трудовом договоре можно выразить в нескольких аспектах:

  • В случае заключения трудового договора, независимо от того, что прописано в нем, любой гражданин имеет право рассчитывать на все те компенсации и преференции, предусмотренные трудовым законодательством. Помимо трудового законодательства работник также защищен специфическими законами, которые могут распространяться также на трудовые отношения.
  • В случае изменений условий договора гражданин имеет право отказаться от подписания нового дополнительного соглашения, если это ущемляет его права. Гражданин имеет право высказать все свои претензии в части несогласия с новыми положениями и в случае если работодатель не готов к диалогу, может обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию, а в крайнем случае и в суд.
  • До заключения трудового договора работник имеет право обсудить все его пожелания и ожидания. Сотрудник заранее озвучивает, чтобы он хотел получить за выполнение трудовых обязанностей в данной организации. Работодатель в свою очередь может  принять данные условия и внести их в договор. Или предложить компромиссный вариант и свои условия отношений.
  • В общем понимании расходы на проезд до места работы полностью ложатся на работника. При трудоустройстве он должен оценить самостоятельно свои экономические выгоды от такой сделки. Но в случае труднодоступности месторасположения, работодатель может взять эти расходы на себя. При этом данная мера может быть как индивидуальная либо общая для всех работников.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector