Отметка в командировочном удостоверении кто делает

Вводная информация

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания.

Съездили, но не отметились

Напомним, что командировка — это поездка работника по служебной надобности в другую местность, то есть за пределы того населенного пункта, в котором он работает постоянно (ст. 168 ТК РФ). Оформляется такая поездка приказом. Но приказ есть лишь своего рода «декларация намерений». А тот факт, что сотрудник реально ездил в пункт назначения, должен подтверждаться отметками о прибытии и убытии в его командировочном удостоверении (п.

Однако получить такие отметки не проблема лишь в том случае, если сотрудник направляется в командировку в ту или иную организацию. А как быть, если командировка не связана с посещением организации (например, надо купить товар в розничной сети, провести «полевые» испытания, исследования или переговорить с физическими лицами){q}

На помощь бухгалтеру в подобной ситуации, как это ни странно, пришел Минфин России. В письме от 16.08.11 № 03-03-06/3/7 он разъяснил, что в тех случаях, когда поставить отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении невозможно, расходы на командировку все равно можно учесть. Для этого потребуются документы, косвенно подтверждающие командировку и произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Назвал Минфин и примеры таких документов. В частности, реальность поездки могут подтверждать проездные документы, по которым можно определить день отъезда и приезда, счет из гостиницы, на основании которого можно определить место командировки и ее продолжительность, а также служебное задание и утвержденный работодателем отчет о его выполнении.

От себя можем посоветовать оформлять еще и бухгалтерскую справку, разъясняющую характер командировки и обстоятельства, из-за которых не были получены отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении. Эти же обстоятельства крайне желательно указывать в приказе на командировку и служебном задании. Другими словами, главная цель в данном случае — обеспечить прозрачность операции для проверяющих.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpolicyandsafetyru

Предлагаем ознакомиться:  Как не отдавать деньги по расписке от руки

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Отметка в командировочном удостоверении кто делает

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого  приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Отметка в командировочном удостоверении кто делает

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными.

Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

НДС не выделен отдельной строкой

Правильность оформления документов, которые сотрудник привез из командировки, вообще является вечной головной болью для бухгалтера. И отсутствие отметок о прибытии/убытии в командировочном удостоверении — это лишь один из таких случаев.

При этом очень часто поменять или дооформить документы невозможно, так как командировка носила разовый характер или сотрудник ездил в отдаленный регион. В результате бухгалтер оказывается перед нелегким выбором: рискнуть провести операцию по «бракованным» документам и ждать возможных претензий со стороны контролеров (т.е. подвергнуть компанию риску), или не «проводить» командировку и причинить финансовый ущерб организации прямо сейчас.

Принимать решение по одному из таких вопросов — вычету НДС по командировочным расходам на основании документов, где налог не выделен отдельной строкой — теперь стало чуть проще. Недавно в базах появилось постановление ФАС Московского округа от 26.07.11 № КА-А40/6657-11. В нем суд рассмотрел вот какую ситуацию.

Сотрудники организации направлялись в командировки. При этом билеты (в данном случае на самолет) они приобретали самостоятельно, а организация в дальнейшем, согласно Трудовому кодексу, компенсировала им стоимость билетов. Так как покупателями билетов де факто выступали физические лица, то НДС в билетах отдельной строкой не выделялся. Это, однако, не помешало организации выделить его расчетным путем и поставить к вычету, что и вызвало нарекания со стороны инспекторов.

Предлагаем ознакомиться:  Сбербанк официальный сайт кредитный договор

Но судьи подтвердили правомерность подхода, избранного компанией. Они отметили, что в данном случае, в силу прямого указания пункта 7 статьи 168 НК РФ, обязанность продавца по выделению НДС отдельной строкой считается выполненной в момент выдачи билета. Кроме того, билеты были включены в отчет о командировке и работодатель возместил сотрудникам понесенные затраты, что дает основания считать данную покупку совершенной самой организацией.

Заметим, что аналогичные решения имеются не только по билетам, но и по другим аналогичным расходам, например, по оплате услуг гостиницы (см. определение ВАС РФ от 24.07.09 № ВАС-8249/08).

Автобусы и троллейбусы за счет суточных{q}

Неправильно оформленными документами «командировочные» проблемы, к сожалению, не исчерпываются. Ситуация, когда работник привез «правильные» документы, а сомнения по поводу включения этих затрат в расходы все равно имеются, тоже не редкость. Приведем пример.

Работник привез использованные в период командировки билеты на метро (трамвай, троллейбус, автобус), на котором он передвигался в пункте назначения. Как поступить: оплачивать их отдельно и включать в расходы{q} Или «пустить» за счет суточных, которые вроде бы для этого и предназначены{q}

Ответ на этот вопрос не так прост, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что статья 168 ТК РФ требует от работодателя возместить командированному расходы на проезд. То есть, вроде бы, затраты на передвижение в месте командировки подпадают под действие этой статьи. Но такой ответ не позволяет дать постановление Правительства РФ от 13.10.

08 № 749, которое устанавливает в соответствии с ТК РФ особенности направления работников в командировки. В нем говорится, что расходы на проезд включают в себя затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если эти объекты находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих указанные затраты (п.

Нынешним летом вполне, на наш взгляд, приемлемый выход из этой законодательной дилеммы предложили сотрудники Минфина (письмо от 21.07.11 № 03-03-06/4/80). Они обратили внимание на то, что статья 168 ТК РФ разрешает организации в коллективном договоре или локальном нормативном акте установить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

А раз так, делают вывод чиновники, в этих документах вполне можно предусмотреть, что работодатель обязан компенсировать командированным сотрудникам затраты на проезд транспортом общего пользования в месте командировки. Так что если такой пункт в названных локальных документах имеется, то суммы компенсаций за проезд на автобусе, троллейбусе, метро, трамвае или других видах общественного транспорта во время командировок могут учитываться при налогообложении прибыли.

Предлагаем ознакомиться:  Что делать если работодатель меняет график но не увеличивает зарплату

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н).

«Гражданский» договор и командировочные

Нередки в бухгалтерской практике и ситуации, когда и поездка была, и расходы подтверждены документально, и оформлены эти документы верно, но с налоговым учетом все равно возникают проблемы. Например, из-за того, что сами командированные оформлены в организации не по трудовому договору, а по договору подряда или оказания услуг.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcreatorsru

Но спешить ставить крест на таких расходах не стоит. Этим летом Федеральный арбитражный суд Поволжского округа рассмотрел подобную ситуацию и принял сторону налогоплательщика (постановление от 16.06.10 № А55-13458/2010). Суд указал, что формально выплаты в пользу командированных работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, к командировочным отнести нельзя.

Сделав такой вывод, суд сразу же предложил основание для учета подобных расходов. По мнению судей, для этого прекрасно подходит подпункт 49 пункта 1 той же статьи 264 Налогового кодекса. Заметим, что это первое подобное решение, когда на уровне ФАС судьи подтвердили законность «командировок по ГПД» и прямо указали не только на возможность учета таких «командировочных», но и на конкретное основание их учета. Так что теперь налогоплательщикам будет проще отстаивать свое право на включение подобных расходов в налоговую базу по прибыли.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector