Образец заполнения акта на уничтожение бухгалтерских документов

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

https://www.youtube.com/watch{q}v=RqBgjaRjbCQ

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания. Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства. Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения{q}

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Акт об уничтожении документов образец

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела. Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования. «Первичка» же хранится немного меньше 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Предлагаем ознакомиться:  КАК ЗАПОЛНИТЬ 1 ЧАСТЬ ЗАЯВКИ НА АУКЦИОН ОБРАЗЕЦ

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом.

Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

акт на уничтожение документов

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Как составляется акт

Изначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «О выделении к уничтожению…»
  2. «Об уничтожении»
  3. и др.

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер). Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии. Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Алгоритм уничтожения документации

Как выбрать бухгалтерские документы для уничтожения

Подготовку деловых бумаг к уничтожению можно начать после того, как за очередной год составлены описи дел постоянного и длительного (более 10 лет) периода хранения для передачи в архив. Для этого приказом руководителя создают экспертную комиссию. В её состав включаются компетентные сотрудники, которые могут определить ценность деловых бумаг. Комиссия сверяет сроки их хранения с перечнем, утверждённым приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В акт об уничтожении документов включают дела с истёкшим периодом хранения:

  1. управленческие;
  2. кадровые;
  3. бухгалтерские;
  4. экономические;
  5. хозяйственные;
  6. социальные;
  7. иные.

Для этого подразделения должны провести ревизию, пролистать дела, чтобы ненароком не утилизировать актуальные деловые бумаги. В случае если в одном деле оказались документы, подлежащие архивированию, папку нужно расшить и переформировать в отдельные дела.

Расчистку бумажных фондов проводят согласно действующим на момент создания документа правилам. Бумаги до 2010 архивируются и списываются согласно Перечню типовых управленческих документов, утверждённому Росархивом от 06.10.2000 .

Например, годовые налоговые декларации, созданные до 2010 года, подлежат постоянному хранению, а датированные этим годом и позже хранятся 5 лет ЭПК (вопрос ценности бумаг решается экспертной комиссией).

Предлагаем ознакомиться:  Доказать кражу свободным доступом

Комиссия отвечает за всю процедуру уничтожения от начала до конца. В комиссию поступают предложения от подразделений с отобранными для уничтожения документами для подготовки сводного акта. Комиссия проводит экспертизу ценности представленных дел и уточняет окончание момента их хранения, опираясь на номенклатуру дел организации и установленный Министерством культуры перечень управленческих документов.

Работа комиссии оформляется протоколом. Форма протокола не регламентирована, в нём отражаются выявленные во время работы особенности:

  1. расшивка дел и оформление их в отдельные папки;
  2. установление периода хранения;
  3. решение об уничтожении повреждённых дел, не поддающихся восстановлению;
  4. отметка о повреждённых делах, которые можно восстановить.

Правила уничтожения бухгалтерских документов

К выделению на ликвидацию бухгалтерских дел нужно отнестись особенно внимательно. Сроки их хранения нужно соотносить не только с перечнями, но и НК РФ, ФЗ о бухучёте № 402-ФЗ, ФЗ о страховых взносах № 212-ФЗ.

Например, НК РФ (ст.23) обязывает хранить бухгалтерские документы, использованные для налоговых расчётов, 4 года. Статья 29 ФЗ о бухучёте № 402-ФЗ соглашается со сроками, установленными в правилах государственного архивного дела, с оговоркой «не менее 5 лет».

ФЗ о страховых взносах № 212-ФЗ утратил силу с 2017 года. Функции администрирования внебюджетных доходов в виде страховых взносов в ПФ, ФСС, ФОМС переданы ФНС.

С этого времени действуют налоговые правила хранения в течение 4 лет. Но ориентироваться нужно на статью 29 ФЗ № 402-ФЗ, требующую сохранять бухгалтерские первичные документы не менее 5 лет, и статьи 360 ¾ 362 перечней типовых документов № 558. Датированные до 2017 документы, по которым производился расчёт страховых взносов, хранить нужно 6 лет в соответствии с ФЗ № 212-ФЗ (ст. 28).

Особый порядок хранения документов установлен ст. 283 НК РФ для организаций, переносящих убытки прошлых лет на последующие периоды. В этом случае уничтожать бумаги, подтверждающие убыток, нельзя в течение всего срока переноса.

Как составить акт об уничтожении документов образец

Подписанный членами комиссии и утверждённый руководителем сводный акт является разрешением на ликвидацию бумаг, которые можно назвать макулатурой. Метод утилизации организация выбирает на своё усмотрение:

  1. сжигание, но оформленные в папки дела могут гореть долго, кроме того, нужно соблюсти противопожарные мероприятия;
  2. уничтожитель бумаг подойдёт для небольшого объёма;
  3. передача в специализированную организацию.

Процедура утилизации собственными силами должна происходить в присутствии членов комиссии. Если макулатуры много, то её передают по накладной с указанием веса и количества дел. Во избежание утечки информации при переработке должен присутствовать сотрудник организации.

После фактической утилизации нужно составить специальный акт, который должен содержать информацию о способе уничтожения и подписи всех членов комиссии. Подтвердить завершение всей процедуры нужно записью в итоговую часть сводного акта.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Способы уничтожения документов

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур{q}».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Особенности заполнения акта

На основании предложений структурных подразделений составляется сводный акт о выделении документов, не подлежащих хранению. Особенности заполнения акта об уничтожении дел:

  1. заголовок дела (гр. 2) должен совпадать с наименованием дела на обложке;
  2. крайние даты (гр. 3) отображают временной период создания отобранных документов;
  3. номера описей (гр. 4) заполняются учётным номером описи;
  4. индекс дела (гр. 5) заполняется в полном соответствии с номенклатурой;
  5. единицей хранения (гр. 6) принимается количество дел, папок, россыпь в коробках;
  6. срок хранения (гр. 7) указывается со ссылкой на статью перечня, закона или протокола ЭПК из номенклатуры организации.

Текст об утверждении описей ЭПК архива, расположенный после табличной части, может не заполняться, если организация не является источником комплектования госархива. После подписания акта членами экспертной комиссии акт утверждается руководителем.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Сжигание - один из способов уничтожения бухгалтерских бумаг

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).
Предлагаем ознакомиться:  Должностная инструкция диспетчера на пассажирском атп днр

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Ответственность руководителя

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

Обязанности руководителя в деле уничтожения документов

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

https://www.youtube.com/watch{q}v=j-Wi_GzlsrU

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Практика показывает, что иногда проверяющие запрашивают дела, которые могли быть утилизированы в связи с истёкшим периодом хранения.

После физического избавления от макулатуры подписанный акт на уничтожение передаётся в архив организации. В случае проверок он может служить доказательством законного отсутствия дел.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Итоги

https://www.youtube.com/watch{q}v=QIGDSQ2pNK4

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector