Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Форма листа регистрации изменений и дополнений Лист регистрации изменений и дополнений

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота.

Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpolicyandsafetyru

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

  • оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
  • проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
  • после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности.

А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Номер
изменения

Кол-во листов
в изменении

Краткое
содержание изменения

Дата утверждения

Лицо, зарегистрировавшее изменение

и дополнение

должность

подпись

фамилия

1

2

3

4

5

6

7

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

1. Лист регистрации изменений и дополнений
размещается в конце регламента.

2. Запись в регистрационном листе
выполняется тушью или черными чернилами.

3. Регистрация изменений и дополнений
выполняется работниками
производственно-технического
(технического) отдела предприятия или
организации. Зарегистрированные
изменения и дополнения, заверенные
печатью, хранятся с первым (контрольным)
экземпляром основного регламента.

Приложение N 9 (рекомендуемое)

«Накопительная ведомость» к
технологическому регламенту N ____
производства

(наименование)

Номер раздела, номер страницы

Старая редакция

Новая редакция

Обоснование изменений

1

2

3

4

1. При внесении изменений в обвязку
аппаратов к тексту прикладывается схема
новой обвязки.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

2. Документ о внесении изменения
утверждаются главным инженером
предприятия.

3. Круг лиц, подписывающих ведомость о
внесении изменений, определяется
приказом по предприятию.

4. Срок действия «Накопительной
ведомости» — шесть месяцев, после чего
в установленном порядке оформляются
изменения в регламент или в соответствии
с приказом по предприятию изменения
упраздняются. Приказ об отмене изменений
также подшивается в журнал и заверяется
печатью.

5. «Накопительные ведомости»
непринципиальных изменений подшиваются
в специальный журнал и заверяются
печатью. Журнал хранится в
производственно-техническом (техническом)
отделе предприятия с контрольным
экземпляром регламента.

рассылка

Формы титульных листов технологических
регламентов приводятся в обязательном
приложении N 6.

4.1.1 Постоянные технологические регламенты
разрабатываются предприятием.

— первый постоянный регламент,
разрабатываемый взамен временного;

— регламенты производства катализаторов
и носителей для них.

4.1.2 Временные технологические регламенты
новых на данном предприятии производств
и действующих производств, в технологию
которых внесены принципиальные изменения,
разрабатываются предприятием и
согласовываются с предприятием-разработчиком
процесса.

4.1.3 Разовые технологические регламенты
для опытных установок, а также опытных
работ, проводимых на действующих
производствах, составляются
предприятием-разработчиком процесса
и согласовываются с предприятием.

4.1.4 Разовые технологические регламенты
по разработкам, выполненным центральной
лабораторией или проектно-конструкторским
бюро предприятия, составляются
предприятием и согласовываются с
разработчиком процесса.

4.1.5 Лабораторные регламенты (пусковые
записки, производственные методики) по
своим разработкам составляются
предприятием.

— временные технологические регламенты
нового на данном предприятии производства
и действующих производств, в технологию
которых внесены принципиальные изменения;

— первый постоянный технологический
регламент, разработанный после временного.

Если предприятие является разработчиком
процесса, то согласования не требуется.

Все предприятия, с которыми производится
согласование регламентов, должны иметь
лицензии Госгортехнадзора России на
соответствующие виды деятельности.

В случаях, возникающих в связи с принятием
постановлений Правительства Российской
Федерации и других директивных документов,
регламенты согласовываются с
представительствами заказчика.

Руководитель предприятия имеет право
отменить технологические регламенты,
утвержденные им, если эти регламенты
не обеспечивают надлежащего качества
продукции, безусловной безопасности
работы, требований охраны окружающей
среды и других требований.

и
дополнений, вносимых в действующие
технологические регламенты

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

7.1 При необходимости (изменение нагрузок,
режимов, замена оборудования и т.п.) в
действующие технологические регламенты
допускается вносить изменения и
дополнения.

Внесение изменений в технологическую
схему, аппаратурное оформление, системы
управления, контроля, связи и оповещения
и ПАЗ может производиться только при
наличии нормативно-технической и
проектной документации, согласованной
с предприятием, разработчиком проекта
или предприятием, имеющим лицензию
Госгортехнадзора России на проектирование
аналогичных объектов.

Внесенные изменения не должны отрицательно
влиять на работоспособность и безопасность
всей технологической системы в целом.

Согласования не требуется, если изменения
внесены предприятием, имеющим лицензию
Госгортехнадзора России на проектирование
данного объекта.

7.2 Разработка, согласование и утверждение
изменений и дополнений в действующие
регламенты выполняются в порядке,
установленном для основных регламентов.

7.3 Порядок оформления изменений и
дополнений приведен в приложении N 7.

7.4 Все утвержденные изменения следует
регистрировать в «Листе регистрации
изменений и дополнений», форма которого
приведена в приложении N 8.

7.5 Допускается вести «Накопительные
ведомости» непринципиальных изменений
с целью оперативного внедрения
технологических мероприятий, если эти
изменения не связаны с вопросами техники
безопасности, охраны труда и охраны
окружающей среды.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Форма «Накопительной ведомости»
приведена в приложении N 9.

7.6 На листах основного регламента, в
содержание которых внесены изменения,
делается отметка о внесении в них
изменений.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными.

Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения.

Предлагаем ознакомиться:  Внесение изменений в договор поставки

Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Зоны ответственности подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п.

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п.

, могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п.

Роли подразделений

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

  • сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
  • информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
  • анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

3.2 Характеристика производимой продукции

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

— полное наименование производства;

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytadvertiseru

— год ввода в эксплуатацию;

— мощность производства (проектная и
достигнутая на момент составления
регламента);

— количество технологических линий
(потоков), стадий;

— метод производства;

— предприятия, выполнявшие проект;

— предприятие, выполнявшее функции
генерального проектировщика;

— предприятие — разработчик проекта
технологической части;

— предприятие — разработчик технологического
процесса;

— сведения о реконструкции (осуществлялась
ли реконструкция или расширение
производства, в каком году, каким
предприятием выполнен проект реконструкции
и по разработкам какого предприятия).

3.2.1 Техническое наименование продукта
в соответствии с нормативно-технической
документацией.

3.2.2 Наименование государственного или
отраслевого стандарта, технических
условий, стандарта предприятия, в
соответствии с требованиями которых
выпускается продукция, с перечислением
технических требований.

3.2.3 Основные свойства и качество
выпускаемой продукции, физико-химические
свойства и константы: внешний вид,
плотность, растворимость, температуры
застывания или плавления, кипения,
упругость паров, вязкость, электропроводность,
диэлектрическая постоянная и другие
показатели.

Все данные регламента должны соответствовать
аналогичным данным, принятым в
государственных и отраслевых стандартах,
технических условиях, стандартах
предприятия, или данным, приведенным в
справочной или технической литературе,
с обязательной ссылкой на них.

В случае получения нескольких продуктов
по одному и тому же регламенту
характеристика приводится для каждого
из производимых продуктов.

Примечание. Свойства, характеризующие
пожаро-, взрывоопасность и токсичность
готового продукта, сырья, полупродуктов
и отходов производства, приводятся в
разделе «Безопасная эксплуатация
производства», на что в соответствующих
разделах регламента следует делать
ссылку.

Предлагаем ознакомиться:  Нужно согласие собственника для прописки ребенка

3.2.4 Область применения (основная).

3.2.5 Сведения о регистрации информационных
карт потенциально опасных химических
и биологических веществ (карт ПОХВ).

3.2.6 Сведения о регистрации паспортов
безопасности (ПБ) веществ (материалов).

3.7.1 Нормы образования твердых, жидких
и газообразных отходов производства
следует приводить в виде таблицы (таблица
3).

Таблица 3 Нормы образования отходов
производства

Наименование
отходов, характеристика, состав,
аппарат, или стадия образования

Направление
использования, метод очистки или
уничтожения

Норма образования отходов (кг/т, нм
и т.д.)

В том числе по проекту

В том числе достигнутые (на момент
составления регламента)

Примечание

1

2

3

4

5

Перед таблицей указывается учетная
единица выпускаемой продукции, на
которую приводятся нормы образования
всех отходов производства. Допускается
составление таблиц только на одну из
операций, если это обусловлено условиями
работы производства.

В таблицу с подразделительными заголовками
— твердые, жидкие, газообразные — вносятся
данные обо всех используемых и
неиспользуемых отходах производства.
Для используемых отходов указывается,
где они используются и в каких количествах,
для неиспользуемых — метод обезвреживания
или очистки и место складирования или
сброса.

При отсутствии отходов в регламент
вносится соответствующая запись
(например, газообразные отходы
отсутствуют).

Если отходы производства выбрасываются
в окружающую среду (водоемы, атмосферу),
сведения о них заносятся и в раздел
«Охрана окружающей среды».

Допускается объединение раздела 3.7 с
разделом 3.10 под общим названием «Охрана
окружающей среды».

Указанный Раздел должен содержать
следующие требования.

3.11.5.1 Требования безопасности при пуске
и остановке технологических систем и
отдельных видов оборудования, выводе
их в резерв, нахождении в резерве и при
вводе из резерва в работу.

3.11.5.2 Требования к обеспечению
взрывобезопасности технологических
процессов: принятые границы технологических
блоков, значения энергетических
показателей и категории взрывоопасности
блоков, границы возможных разрушений
при взрывах, предусмотренные меры
безопасности и противоаварийной защиты.

Оценку взрывоопасности технологических
блоков производить в соответствии с
требованиями Общих правил взрывобезопасности
для взрывопожароопасных химических,
нефтехимических и нефтеперерабатывающих
производств (ПБ-170-97*), утвержденных
постановлением Госгортехнадзора России
от 22 декабря 1997 г. N 52.

______________

* Вероятно ошибка оригинала. См. п.1.3.3. —
Примечание «КОДЕКС».

3.11.5.3 Меры безопасности при ведении
технологического процесса, выполнении
регламентных производственных операций.

3.11.5.4 Безопасные методы обращения с
термополимерами, пирофорными отложениями
и продуктами, металлоорганическими и
другими твердыми и жидкими химически
нестабильными соединениями (перекисные
соединения, ацетилениды, нитросоединения
различных классов, продукты осмоления,
треххлористый азот и др.), способными к
разложению со взрывом.

3.11.5.5 Способы обезвреживания и нейтрализации
продуктов производства при розливах и
авариях.

3.11.5.6 Возможность накапливания зарядов
статического электричества, его опасность
и способы нейтрализации (приложение N
4, таблица 16).

3.11.5.7 Безопасный метод удаления продуктов
производства из технологических систем
и отдельных видов оборудования.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

3.11.5.8 Сведения об основных потенциальных
опасностях применяемого оборудования
и трубопроводов, их ответственных узлов
и меры по предупреждению аварийной
разгерметизации технологических систем.

3.11.5.9 Требования безопасности при
складировании и хранении сырья,
полуфабрикатов и готовой продукции,
обращения с ними, а также при перевозке
готовой продукции.

3.11.5.10 В таблице 17 приложения N 4 указываются
средства индивидуальной защиты
работающих.

3.11.5.11 Для всех газо-, взрыво-, пожароопасных
и других химических производств, на
которых возможны аварийные ситуации,
способные привести к разрушению зданий
и сооружений, технологического
оборудования, групповому поражению
людей, отрицательному воздействию на
окружающую среду, должны разрабатываться
планы локализации аварийных ситуаций
в соответствии с Временными рекомендациями
по разработке планов локализации
аварийных ситуаций на химико-технологических
объектах, утвержденных Госпроматомнадзором
СССР 5 июля 1990 г.

3.13.1 Технологическая схема производства
составляется по одной технологической
линии к общему для отделения (цеха,
производства) оборудованию. На схему
наносятся аппараты, материальные
коммуникации, система управления и
регулирования, точки контроля и
регулирования технологических параметров
производства, а также сигнализации и
блокировок.

Условные обозначения приборов и средств
автоматизации даются по ГОСТу 21.404-85.

3.13.2 На схеме должны быть условные
обозначения и экспликация с указанием
номеров позиций и наименований аппаратов.

3.13.3 Допускается составление отдельных
схем по стадиям (переделам).

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

  • потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
  • не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
  • продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
  • не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
  • не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
  • направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

3.7 Нормы образования отходов производства

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpressru

3.6.1 Нормы расхода основных видов сырья,
материалов и энергоресурсов следует
приводить в виде таблицы (таблица 2).

Таблица 2 Нормы расхода основных видов
сырья, материалов и энергоресурсов

Наименование
сырья, материалов, энергоресурсов

Норма расхода (кг/т, нм
и др.)

В том числе

по проекту

В том числе достигнутая (на момент
составления регламента)

Примечание

1

2

3

4

Перед таблицей указывается учетная
единица выпускаемой продукции. При
выпуске по одному технологическому
регламенту нескольких видов продукции
в таблице делаются разделительные
подзаголовки: наименование продукта и
учетная единица.

3.6.2 В регламенте допускается приводить
нормы расхода на взаимозаменяемое
сырье.

3.6.3 Нормы расхода сырья и материалов
приводятся для всех резервных рецептур,
предусмотренных регламентом.

В таблице (приложение N 4, таблица 15)
перечисляются блокировки, средства
регулирования, сигнализации, устройства
для экстренной (аварийной) остановки
оборудования, предохранительные,
сбросные, отсекающие клапаны, с
обязательным указанием их функционального
назначения и производимых действий.

В этом подразделе также указываются
меры, применяемые для исключения
образования в технологических системах
взрывоопасных смесей, самопроизвольного
термического распада или полимеризации
реакционных масс и технологических
сред, что может стать причиной аварии,
а также меры по подавлению взрывов и
неуправляемых химических реакций в
технологическом оборудовании, тушению
пожаров и ограничению зон развития
аварийных ситуаций.

______________

Спецификацию на оборудование следует
составлять по форме, приведенной в
рекомендуемом приложении N 5.

Алгоритм и способы согласования

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором.

Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

Предлагаем ознакомиться:  Условия изменения суммы договора

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков.

Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе.

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней.

Схемы и маршруты согласования

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

______________

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п.

Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений.

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

  • обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
  • обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
  • договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
  • пояснения к «схемам» договоров и сделок;
  • материалы проведенных тендеров / конкурсов;
  • выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
  • приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Приложение

Нужно изменения и дополнения согласовывать как положение

Приложениек постановлению Мэра городаот 10.04.2001 N 311

Площадь помещения сдаваемая в субаренду кв.м.

до 10

от 10 до 20

от 20 до 50

от 50 до 100

от 100 до 150

Свыше 150

срок субаренды

до 3 месяцев

8

12

16

28

34

от 3 до 6 месяцев

14

22

30

42

54

66

от 6 до 9 месяцев

20

32

44

62

80

98

от 9 до 12 месяцев

26

42

58

82

106

130

свыше 12 месяцев

40

63

87

123

160

195

2. Стендовые и модельные установки

— вакуумные;

— работающие при атмосферном давлении
инертных газов с общим объемом всех
сосудов не более 0,1 м;

— работающие при атмосферном давлении
ядовитых или взрывоопасных газов с
суммарным объемом всех сосудов не более
0,025 м.

— работающие при давлении до 100 МПа на
невзрывоопасных, неядовитых или
некоррозионноопасных газах, если
свободный объем каждого аппарата не
превышает 0,003 м,
а суммарный объем всех аппаратов не
превышает 0,009 м;

— работающие при давлении до 100 МПа на
взрывоопасных, ядовитых или
коррозионноопасных газах, если свободный
объем каждого аппарата не превышает
0,0003 м,
а суммарные объем всех аппаратов не
превышает 0,002 м;

— работающие при давлении до 100 МПа на
взрывоопасных, ядовитых или
коррозионноопасных газах, при суммарном
объеме всех аппаратов не более 0,005 м;

— работающие на разных газах при давлении
от 100 до 1000 МПа, если произведение давления
(в МПа) на емкость (в м)
одного аппарата (P*V) не превышает 0,05
МПа·м,
при общем количестве таких аппаратов
не более двух и работающих под любым
давлением жидкости, если (P*V) аппарата
не превышает 0,2 МПа·м.

— установки, работающие на неядовитых
или невзрывоопасных газах и жидкостях
под давлением до 60 МПа, у которых (P*V) для
каждого аппарата не превышает 0,5 МПа·м;

— установки, работающие на ядовитых или
взрывоопасных газах под давлением до
60 МПа, у которых (P*V) каждого аппарата не
превышает 0,1 МПа·м.

Примечание.

Суммарный объем всех аппаратов, входящих
в модельную или стендовую установку, в
зависимости от давления в ней и свойств
перерабатываемых продуктов, не должен
превышать показателей, указанных в
таблице 6.

Таблица 6

Рабочее
давление в аппарате, МПа, не более

Объем суммарный всех аппаратов, м

для неядовитых и невзрывоопасных
сред, не более

для ядовитых и взрывоопасных сред,
не более

1,0

2,500

0,500

5,0

0,500

0,100

10,0

0,250

0,050

35,0

0,075

0,015

60,0

0,045

0,010

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcreatorsru

2.2 К модельным установкам высокого
давления относятся установки, работающие
на газах и жидкостях под давлением свыше
1000 МПа, у которых произведение давления
на объем (P*V) для каждого аппарата не
превышаете 0,1 МПа·м.

2.3 Модельные установки, работающие под
избыточным давлением до 0,07 МПа, независимо
от агрессивности среды, могут создаваться
объемом до 1/50 установки промышленного
масштаба (как для каждого аппарата, так
и для установки в целом).

3. Опытно-промышленные установки — это
установки, создаваемые на промышленных
предприятиях как самостоятельные,
предназначенные для освоения нового
технологического процесса, аппаратуры,
систем автоматического контроля,
регулирования и безопасности проведения
технологического процесса, а также для
наработки опытной партии продукта.

Примечание. На основании настоящего
Положения предприятия могут
систематизировать установки по видам
и типам применительно к своей специфике.

Приложение N 2 (справочное)

Пример составления схем материального
баланса.

Материальный баланс цеха получения
циклогексана (на 35 тыс. тонн циклогексана
в год)

Таблица 7 Материальный баланс

Наименование
компонентов

Мол. масса

Поток 1

Поток 2

кгчас

% масс.

нм/час

% об.

кгчас

% масс.

нм/час

% об.

1

Бензол

78

3286

99,88

943,7

99,00

2

Циклогексан

84

3

Водород

2

285

39,09

3192

89,99

4

Азот

28

444

60,91

355,2

10,01

5

Н-гептан

100

2

0,06

0,45

0,05

6

Метилциклогексан

98

2

0,06

0,46

0,05

7

Сера,
ррм

32

0,5

0,35

15

10,5

Всего

3290,0

100,0

944,61

100,0

729

100,0

3547,2

100,0

Таблица 8 Материальный баланс

Приход на операцию

Расход на операцию

Состав, кг/ч

% масс.

Состав, кг/ч

% масс.

Приложение N 3 (обязательное)

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector