Что предпринять, если в кассе обнаружена недостача

Шаг N 3. Отражаем операции, связанные с недостачей, в налоговом учете

После того как вы обнаружили недостачу, нужно инвентаризировать кассу. До 2012 г. такая процедура проводилась в соответствии со старым Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В этом документе был целый раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины», где подробно прописано, как инвентаризировать кассу.

А в новом Положении о ревизии кассы и учете недостач не говориться вообще. Скорее всего, это обусловлено тем, что новый документ предоставляет больше свободы юридическим лицам и предпринимателям в вопросах учета своих финансов. Тем не менее вы можете продолжать пользоваться старым, привычным порядком инвентаризации кассы несмотря на то, что конкретные требования в отношении этой процедуры теперь отсутствуют.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcopyrightru

Для справки. В новом Положении о ведении кассовых операций порядок инвентаризации денежных средств не указан, поэтому организации могут проводить ее по собственному усмотрению.

Итак, инвентаризационная комиссия, которая в присутствии материально ответственного лица (кассира) проведет ревизию кассы, должна быть назначена приказом руководителя. Во время процедуры комиссия пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, она подтвердит факт недостачи.

Напомним, что запись в кассовую книгу кассир должен заносить по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Дневная выручка приходуется в кассу по одному кассовому ордеру. Поэтому суммы выручки на конец дня, отраженные в Z-отчете и кассовой книге, совпадут.

Далее по результатам проверки нужно составить акт. Раньше в этих целях допускалось использовать либо форму, приведенную в Приложении N 4 к Порядку, либо форму N ИНВ-15, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Теперь же, когда Порядок уже не действует, акт следует заполнять по форме N ИНВ-15.

Что предпринять, если в кассе обнаружена недостача

Памятка. Факт недостачи в кассе следует отразить в акте ревизии наличных денежных средств.

Несколько слов о том, как лучше оформить акт. В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Далее указывается сумма наличных денег по учетным данным и сумма выявленной недостачи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, а также материально ответственным лицом. Директор компании ставит подпись под своим решением. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Заполненный акт ревизии наличных денежных средств приведен на с. 79.

Унифицированная форма N ИНВ-15

                                                         -----------¬
¦ Код ¦
----------
Форма по ОКУД ¦ 0317013 ¦
Общество с ограниченной ответственностью ----------
"Ласточка" ¦ ¦
------------------------------------------------ по ОКПО ¦0926731426¦
организация ----------
- ¦ ¦
-------------------------------------------------------- ¦ ¦
структурное подразделение ----------
Розничная торговля в неспециализированных магазинах ¦ ¦
замороженными продуктами ¦ 52.11.1 ¦
-------------------------------------------------------- ¦ ¦
----------
Вид деятельности ¦ ¦
------- ----------
Основание для проведения приказ, -постановление,¦номер ¦ 32-к ¦
инвентаризации: распоряжение- ¦ ¦ ¦
----------------------- ------ ----------
ненужное зачеркнуть ¦дата ¦18.01.2012¦
L------ ----------
Вид операции ¦ ¦
L-----------
----------T-----------T------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦
¦документа¦составления¦ ¦
--------- ----------- ------
АКТ ¦ 1 ¦ 18.01.2012¦ ¦
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НАЛИЧНЫХ L--------- ----------- -------
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ,
НАХОДЯЩИХСЯ ПО СОСТОЯНИЮ
18 января 2012
НА "--" ----------- Г.
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные
документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные
средства, разные ценности и документы, поступившие на мою
ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Материально ответственное лицо
кассир Шамова С.А. Шамова
---------------- -------------- ----------------------
должность подпись расшифровка подписи
Акт составлен комиссией, которая установила следующее:
15 890 00
1) наличных денег ----------- руб. ---- коп.
00 00
2) марок ----------- руб. ---- коп.
00 00
3) ценных бумаг ----------- руб. ---- коп.
4) ___________ руб. ____ коп.
5) ___________ руб. ____ коп.
15 890 00
Итого фактическое наличие на сумму ------------ руб. ---- коп.
цифрами
Пятнадцать тысяч восемьсот девяносто
------------------------------------------------------------------
прописью
00
___________________________________________________ руб. ---- коп.
17 300 00
По учетным данным на сумму -------------------- руб. ---- коп.
цифрами
Семнадцать тысяч триста
------------------------------------------------------------------
прописью
00
___________________________________________________ руб. ---- коп.
00 00
Результаты инвентаризации: излишек ------------ руб. ---- коп.
1410 00
недостача ---------- руб. ---- коп.
145
Последние номера кассовых ордеров: приходного N -------------,
65
расходного N --------------
заместитель
генерального
директора Шурочкин З.В. Шурочкин
Председатель комиссии ------------ --------- ---------------------
должность подпись расшифровка подписи
главный
бухгалтер Воронцова Е.Н. Воронцова
Члены комиссии: ------------ --------- ---------------------
должность подпись расшифровка подписи
старший
кассир Водянова М.И. Водянова
------------ --------- ---------------------
должность подпись расшифровка подписи
_________ _______ ______________________
должность подпись расшифровка подписи
Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,
находятся на моем ответственном хранении.
кассир Шамова С.А. Шамова
Материально ответственное лицо --------- ------- -------------
должность подпись расшифровка
подписи
18 января 2012
"--" ------------ г.
Оборотная сторона формы N ИНВ-15
недостача в размере
Объяснение причин излишков или недостач --------------------------
1410 руб. 00 коп. образовалась в результате счетной ошибки,
------------------------------------------------------------------
допущенной мною во время пересчета денег при приеме в кассу
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
кассир Шамова С.А. Шамова
Материально ответственное лицо ------------- ------- -------------
должность подпись расшифровка
подписи
главному бухгалтеру
Решение руководителя организации ---------------------------------
Е.Н. Воронцовой удержать сумму выявленной недостачи в размере
------------------------------------------------------------------
1410 руб. 00 коп. из зарплаты кассира С.А. Шамовой за
------------------------------------------------------------------
январь 2012 г.
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Генеральный директор Орлов П.Р. Орлов
-------------------- -------------- ------------------------------
должность подпись расшифровка подписи
18 января 2012
"--" ----------- ---- г.

На практике часто материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения недостачи в кассе. В этом случае придется составить акт об отказе работника представить объяснения. В нем указывается состав комиссии, а также информация о том, когда и в какой сумме была выявлена недостача.

К сожалению, сумму выявленной недостачи отразить в расходах нельзя. При этом не имеет значения, найден ли виновник и возместил ли он ущерб. Дело в том, что при упрощенной системе учитываются только затраты, перечисленные в перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходов в виде сумм недостач в нем нет. Такого же мнения придерживается и Минфин России в Письме от 18.12.2007 N 03-11-05/303.

Учет доходов обсудим более подробно. «Упрощенцы» учитывают в налоговой базе доходы от реализации и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Состав внереализационных доходов определяется в соответствии со ст. 250 НК РФ, в п. 3 которой упомянуты суммы возмещения убытков или ущерба. Поэтому сумму недостачи, возмещенную кассиром или иным виновным лицом, следует включить в состав доходов в день поступления в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Предлагаем ознакомиться:  Завещательное распоряжение на средства в банке удостоверяется

Есть специалисты, придерживающиеся иной точки зрения. По их мнению, включать сумму, полученную от работника для возмещения недостачи, в доходы не нужно. Приводятся следующие аргументы. Доходом признается экономическая выгода налогоплательщика в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). При возврате виновником недостачи денег никакой выгоды нет.

А значит, доходы не учитываются. Однако мы не советуем вам так поступать. В этом случае придется отстаивать свою позицию. Возможно, в суде. Причем шансов выиграть дело не так уж и много. Ведь аргументы довольно шаткие. Во-первых, возмещение ущерба четко отнесено к внереализационным доходам гл. 25 НК РФ.

Образец акта об отказе работника представить объяснения

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Свирель" ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ об отказе кассира от представления объяснений ¦
¦ по факту недостачи в кассе ¦
¦ ¦
¦г. Липецк 20 января 2012 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссия в составе председателя комиссии Н.О. Солдатова, финансового¦
¦директора, членов комиссии: И.В. Смирновой, главного бухгалтера, и¦
¦М.Д. Золотовой, старшего бухгалтера, составила настоящий акт¦
¦о следующем. В результате внезапной ревизии кассы, проведенной¦
¦20 января 2012 г., была выявлена недостача в размере 5000 руб. 00 коп.¦
¦(Пяти тысяч рублей 00 коп.). Факт недостачи подтвержден актом ревизии¦
¦наличных денежных средств от 20.01.2012, от подписания которого кассир¦
¦ООО "Свирель" Н.И. Кочетова отказалась. Кроме того, Н.И. Кочетова¦
¦отказалась дать объяснения по факту и обстоятельствам возникновения¦
¦недостачи денежных средств в кассе организации. ¦
¦ ¦
¦ От ознакомления с настоящим актом кассир Н.И. Кочетова отказалась в¦
¦присутствии комиссии. ¦
¦ ¦
¦ Председатель комиссии: ¦
¦ финансовый директор Солдатов Н.О. Солдатов¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Смирнова И.В. Смирнова¦
¦ старший бухгалтер Золотова М.Д. Золотова¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рисунок 1 Шаг N 2. Взыскиваем недостачу с виновного лица

Предлагаем ознакомиться:  Как обманывают продавцов квартир: риэлторы могут обмануть при продаже квартиры || Что делать если риэлторы обманули

Когда кассира принимают на работу, с ним заключают договор о полной материальной ответственности. Поэтому кассир отвечает за сохранность всех принятых ценностей. В случае недостачи вверенных ему денег он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб в полном размере (ст. ст.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpressru

242 и 243 ТК РФ). При этом причины недостачи в общем-то не важны. Кассир мог присвоить деньги, а мог недобросовестно отнестись к своим должностным обязанностям, например оставить кассу без присмотра. Кроме того, он мог просто обсчитаться и выдать покупателю сдачу в большей сумме, чем надо. Во всех перечисленных случаях работнику придется возмещать недостачу, то есть вносить свои деньги в кассу.

Вправе ли работодатель удержать недостачу из зарплаты кассира{q} Ответ зависит от суммы недостачи.

Вариант 1. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. В этом случае вы вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласия виновного работника не требуется. В течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи руководитель должен издать приказ о взыскании.

Образец приказа представлен на с. 82. Потом недостающую сумму можно удержать из зарплаты кассира. Помните, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты. Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Тетерев" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 42-к ¦
¦ об удержании ¦
¦ ¦
¦г. Краснодар 23 января 2012 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с обнаружением 20 января 2012 г. в кассе организации¦
¦недостачи в соответствии со ст. 248 Трудового кодекса РФ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Удержать из заработной платы за октябрь кассира О.В. Липовой сумму¦
¦в размере 3000 руб. в счет возмещения недостачи. ¦
¦ 2. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера¦
¦М.В. Пташкину. ¦
¦ ¦
¦ Основание - акт ревизии наличных денежных средств от 20.01.2012. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Глазков Е.Ф. Глазков¦
¦ ¦
¦ Сумму и основание удержания не оспариваю ¦
¦ Кассир Липова О.В. Липова¦
¦ 23 января 2012 г.¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена ¦
¦ Главный бухгалтер Пташкина М.В. Пташкина¦
¦ 23 января 2012 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рисунок 2

Важное обстоятельство. Работодатель может взыскать недостачу с кассира в бесспорном порядке без его согласия, только если ее сумма не превышает среднего месячного заработка виновного.

Пример. Удержание денег из зарплаты работника в счет возмещения выявленной недостачи

Д.В. Порываева работает кассиром в ООО «Торговый дом», применяющем УСН. При подсчете выручки 20 января 2012 г. была обнаружена недостача в размере 6800 руб., о чем составлен акт ревизии наличных денежных средств. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. На следующий день руководитель издал приказ об удержании денег из зарплаты кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Оклад Д.В. Порываевой составляет 15 000 руб. Детей у нее нет. Какую сумму директор вправе удержать из зарплаты сотрудницы за январь{q}

Д.В. Порываева несет полную материальную ответственность, а значит, должна возместить недостачу полностью. Стандартные и прочие вычеты в январе кассиру не полагаются, поэтому НДФЛ с зарплаты составит 1950 руб. (15 000 руб. x 13%). Зарплата, положенная к выдаче, равна 13 050 руб. (15 000 руб. — 1950 руб.).

Предлагаем ознакомиться:  Переуступка ипотечной квартиры: как происходит продажа

Рассчитывать предельную сумму удержаний нужно с суммы зарплаты к выдаче. Работодатель вправе удержать в январе 2610 руб. (13 050 руб. x 20%). На руки Д.В. Порываева получит 10 440 руб. (13 050 руб. — 2610 руб.). Оставшуюся сумму долга в размере 4190 руб. (6800 руб. — 2610 руб.) можно удержать из зарплаты кассира в последующие месяцы.

Вариант 2. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира, однако месячный срок принятия приказа о взыскании пропущен. Здесь порядок взыскания зависит от желания кассира возместить недостающую сумму. Если он не против, то недостачу опять же удерживают из зарплаты. Либо кассир может внести собственные деньги в кассу в счет погашения долга.

Если кассир не желает добровольно возмещать недостачу, вам придется обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании долга с работника. Сделать это можно в течение года со дня обнаружения недостачи.

Вариант 3. Размер недостачи превышает средний месячный заработок. В этом случае действуют так же, как и в предыдущей ситуации. Кассир либо по собственному желанию возмещает сумму недостачи, либо организация взыскивает деньги через суд.

Стоит отметить, что во всех приведенных ситуациях вы вправе полностью или частично отказаться от взыскания долга с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Например, вы можете разрешить кассиру не возмещать сумму недостачи, если посчитаете ее незначительной.

Для справки. Работодатель может простить кассира и не взыскивать с него сумму недостачи.

Для наглядности мы сделали схему способов взыскания недостачи из зарплаты кассира и привели на с. 84.

Как взыскать недостачу с кассира

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Сумма недостачи меньше среднего месячного заработка кассира{q} ¦
L-----------------T---------------------------------------T----------------
¦ ¦
Да Нет
¦/ ¦/
------------------ ------------------¬ -------------- ---------------¬
¦ Приказ о взыскании принят в течение¦ ¦ Кассир согласен возместить ¦
¦месяца со дня установления комиссией -Нет->¦ сумму недостачи{q} ¦
¦ размера недостачи{q} ¦ ¦ ¦
L-----------------T------------------- LT------------T----------------
¦ ¦ ¦
Да Да Нет
¦/ ¦ ¦/
------------------ ------------------¬ ¦------------ ---------------¬
¦ Сумму недостачи можно удержать ¦<-------¦ В течение года со дня ¦
¦ из зарплаты кассира. Его согласия ¦ ¦ обнаружения недостачи ¦
¦ на это не требуется. Однако общий ¦ ¦необходимо обратиться в суд¦
¦ размер удержаний при каждой выплате¦ ¦ с исковым заявлением о ¦
¦ зарплаты не должен превышать 20% ¦ ¦взыскании долга с работника¦
L------------------------------------- L----------------------------

Отдельно следует сказать о ситуации, когда недостача возникает по вине несовершеннолетнего работника. Например, это может быть 16-летний курьер, потерявший вверенные ему деньги. Согласно ст. 242 ТК РФ работники, которым не исполнилось 18 лет, несут полную материальную ответственность лишь за ущерб, причиненный умышленными действиями, в состоянии токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или проступка. Недостачу, возникшую по другим причинам, с таких лиц можно взыскать только в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector