Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Когда выдают

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

  • отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
  • потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

В 2020 году цена вкладыша в трудовую книжку составляет около 200 рублей. Примерно столько же стоит и бланк трудкнижки.

Постановление Правительства № 225 в п. 38 обязывает работодателя при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки вшить документ. На нанимателя возложена ответственность (п. 45 Правил Постановления 225) за организацию работы в части:

  • ведения;
  • хранения;
  • учета;
  • выдачи.

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае потери, повреждения или отсутствия.

Работодатель вправе потребовать от сотрудника заявление с просьбой выдать документ, если:

  1. Локальный нормативный акт организации предусматривает заявление как документ, который подтверждает выдачу и использование бланка, — п. 42 Правил к Постановлению Правительства 225. В этом варианте заявление становится обоснованием для выдачи вкладыша сотруднику.
  2. Потребность обосновать способ оплаты расходов на покупку. Пункт 47 Правил дает возможность работодателю получить с сотрудника плату за приобретение бланка, то есть стоимость фактически удерживается из зарплаты (кроме случаев массовой утраты или порчи в процессе оформления, п. 34, 48 Правил).

Правильное оформление вкладыша

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:

  • после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот}
  • вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях}
  • подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.

Все вышеперечисленные действия являются грубейшими нарушениями правил и инструкций по хранению и заполнению трудовых документов. Такие ошибки могут привести к тому, что уполномоченные органы исполнительной власти данные документы признают недействительными, что повлечет за собой утрату части рабочего стажа.

Если владелец трудовой будет знать некоторые особенности оформления, то в будущем он сможет избежать многих ошибок, способных существенно усложнить подтверждение трудового стажа или квалификации. Для начала, необходимо помнить, что при правильном оформлении трудовой книжки и ее вкладыша исключены такие действия:

  • зачеркивание записей}
  • использование сокращений}
  • вклеивание дополнительных чистых листов}
  • использование других трудовых книжек как вкладышей.
Предлагаем ознакомиться:  Как посмотреть скидку по базе рса

Владелец документа должен знать возможные ошибки, чтобы предотвратить их возникновение, поскольку он несет ответственность за свой трудовой документ. Также ему не обязательно знать, куда вшить вкладыш в трудовую книжку, поскольку оформлением и вшиванием должен заниматься работодатель. Работники кадрового отдела после заполнения всех разделов должны оформить вкладыш, являющийся дополнением к основному документу. Правительством была утверждена единая форма вкладыша. Применять другие бланки строго запрещено.

Как оформить

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку.

Процесс приобретения и оформления — исключительные полномочия работодателя.

Инструкция и образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку 2020, несложные. Он заполняется аналогично правилам, установленным для трудовой книжки.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
  • дату рождения;
  • образование и специальность;
  • дату оформления;
  • личную подпись сотрудника;
  • подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой внесенной записи.

На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году в развороте для информации о работе содержит данные, фиксирующие:

  • номер записи по порядку — в 1-ую графу;
  • дату внесения записи — во 2-ую;
  • сведения о работе — в 3-ю;
  • данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в 4-ую.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 11, 18 Правил Постановления 225). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 30 Постановления 225). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые можно оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-ой, 3-ий и т. д., не забыв поставить штамп о его предоставлении с указанием номера и серии.

Как правильно вшивать вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш не следует хранить отдельно от трудовой. В этом случае он становится недействительным. Поэтому его вшивают в трудкнижку. Инструкция, как вшить вкладыш в трудовую книжку, законодательно не регулируется, но подклеивать, крепить скрепками не разрешено. Рекомендуется шить, используя иголку и плотную нить.

Предлагаем ознакомиться:  Трудовой кодекс РФ. Глава 10. Трудовой договор. Общие положения

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя причислить к удобным, так как он разделяет записи. Для единообразия сведений рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

В самом начале кадровик обязан на титульном листе трудовой оставить заметку о выдаче вкладыша. Возле нее необходимо указать серию и номер выдаваемого документа. Запись можно производить как вручную, так и использовать для этих целей соответствующий штамп. Несоответствие серии и номера вкладыша, указанных на самом документе и титульном листе, будет вести к его недействительности. Поэтому вопрос, нужно ли вшивать в трудовую книжку вкладыш вместе с обложкой, имеет только один ответ – конечно, нужно.

Кадровик заполняет информацию, которая подтверждается соответствующими документами. Завершающий этап предполагает вшивание вкладыша. Для этого не существует строго установленных правил, так что его можно разместить хоть в конце, хоть в середине трудовой книжки.

Оформление и заверение вкладыша в трудовую книгу – это перечень юридически значимых действий, которые имеют законодательное подкрепление в специальных нормативных актах. После грамотного оформления все вкладыши должны быть закреплены в трудовой. Это нужно для того, чтобы документ не был утерян или испорчен.

Характерные моменты, присущие процедуре подшивания вкладышей в трудовую:

  1. Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
  2. Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
  3. Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
  4. Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
  5. Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.

Эти мероприятия предотвращают утерю, замену или порчу листов вкладышей в трудовые книжки. Стоит напомнить, что согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется обеспечить каждого своего сотрудника трудовой книжкой и необходимым количеством вкладышей. За них работодатель взимает с работника определенную сумму, которая может быть:

  • если предусмотрено трудовым договором, вычтена из заработной платы работника}
  • внесена сотрудником в кассу предприятия или на расчетный счет.
Предлагаем ознакомиться:  Заключение трудового договора по общему правилу

В некоторых случаях предусмотрены иные способы оплаты, зафиксированные в трудовых документах.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

На практике вкладыш вшивают в конце трудовой книжки (между обложкой и последней страницей) толстой иглой с плотными нитками. Удобно будет развернуть вкладыш ровно посередине и вначале проколоть дырки шилом, а затем по готовым отверстиям пришить вкладыш к твердой обложке трудовой книжки несколькими стежками. Когда будет ясно, что вкладыш хорошо вшит, следует закрепить нитку, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась.

Также можно вшивать вкладыш и при помощи швейной машинки с широким шагом стежка. Однако не в каждой организации есть такое оборудование. Главное условие при вшивании вкладыша – это то, чтобы он не мог случайно оторваться и выпасть из трудовой книжки, то есть, чтобы полностью была исключена вероятность его утери.

Как сделать отметку

Правила, определяющие порядок ведения и хранения (Постановление 225), обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого требуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Место для расположения записи не зафиксировано. Вариантами оформления являются:

  • верхний правый угол титульного листа;
  • внутренняя сторона ее обложки;
  • финальная страница раздела «Сведения о работе».

Отметку не должны закрывать иные записи!

Частые ошибки при оформлении

https://www.youtube.com/watch{q}v=MIioSnzZjIY

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. Следуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

  • некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
  • ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;
  • нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
  • оторвана обложка;
  • исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
  • вклеивание;
  • записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
  • отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector