Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Документ № 2. Трудовая книжка

О том, какие документы при увольнении должен выдать работодатель в 2019 году уходящему сотруднику, можно узнать из Трудового кодекса Российской Федерации. В первую очередь трудовая книжка.

Запись о расторжении контракта вносится в нее в день увольнения сотрудника, тогда же выдается документ о стаже. В нем указывается обоснование ухода (смотри ст. 77 ТК РФ), номер приказа об увольнении и дата. Внесенные сведения заверяются печатью организации. Кадровик обязан ознакомить увольняющегося с внесенными сведениями.

Подробнее о том, как правильно внести запись об увольнении в трудовую книжку

Если по каким-то причинам работник не смог получить на руки трудовую книжку при увольнении, то, по его согласию, документ можно отправить почтой. Важно помнить, что письмо должно быть с описью вложения и желательно с уведомлением о вручении, чтобы убедиться, что экс-работник получил бумаги. Что касается описи, то ее составлять обязательно.

Это позволит в случае судебных разбирательств доказать, что работодатель выполнил свою обязанность и отправил документ. Необходимость составления описи, как способ обезопасить себя от выплаты компенсации за задержку или невыдачу трудовой книжки, подтверждается и судебной практикой. Одно из последних показательных решений на этот счет — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.

2018 по делу № 33-15689/2018. По решению суда, работник получил компенсацию от работодателя за то, что не получил трудовую. Работодатель настаивал, что письмо с документами отправил, предоставил квитанцию об отправлении, но поскольку описи вложения не было, суд заявил, что нет доказательств отправки почтой именно документа о стаже.

В случае если при приеме на работу сотруднику требовалась медицинская книжка, то при увольнении работодатель должен вернуть ее. Список сфер деятельности, при осуществлении которых необходимо медицинское освидетельствование, регулируется ТК РФ, актами Роспотребнадзора и некоторыми другими локальными нормативными актами.

В медицинской книжке содержатся данные о состоянии здоровья сотрудника. Делать какие-либо записи в медкнижке работодателю строго запрещено. Факт передачи ЛМК (как и трудовой книжки) обязательно должен быть зафиксирован в специальном отдельном журнале учета, хранящемся в отделе кадров.

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Выдать трудовую книжку работодатель обязан в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

В трудовой книжке нужно указать:

  • порядковый номер записи об увольнении;
  • дату увольнения;
  • причину увольнения, сославшись на ТК РФ. Например, так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ»;
  • наименование документа, на основании которого вносится запись, номер и дата документа. Например, приказ № 267 от 11.05.2017.

Запись в трудовой книжке нужно заверить печатью и подписями увольняемого работника и сотрудника, заполнившего трудовую книжку (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Порядок увольнения в 2019 году по шагам

Шаг 1.Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.

Шаг 2. Издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 и подпишите его у руководителя.

Шаг 3. На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.

Шаг 4.  Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.

Шаг 5. Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

Шаг 6.  Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.

Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5статьи 80 ТК РФ.

Шаг 8.  Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты. Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника.

Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст. 111 Семейного кодекса РФ).

Готовить кадровые документы онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Штрафные санкции за несвоевременную выдачу документов

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Иногда сотрудник не может быть на месте в последний рабочий день. При невозможности вовремя осуществить получение подписей и выдать документы при увольнении 2019 года необходимо в тот же день отправить почтой уведомление о необходимости явиться за личной документацией. Сделать это нужно заказным письмом с подтверждением вручения.

Квитанцию об оплате письма с описью вложения следует сохранить. Расчет и перевод денежных средств на карту работника необходимо произвести так, чтобы дата перевода совпала с датой его последнего рабочего дня. На бланке приказа, где должна стоять личная подпись увольняемого, делается пометка, что нет возможности довести содержание до адресата из-за отсутствия последнего на месте в день увольнения.

Несвоевременная выдача документов увольняющемуся грозит работодателю серьезными неприятностями. Особенно значимы последствия при невыдаче трудовой книжки, поскольку без нее человек не сможет трудоустроиться на новом месте. Так, в случае ее задержки сотрудник может затребовать компенсацию материального ущерба в размере своего заработка за все время неправомерного удержания документа.

Кроме того, предусмотрен административный штраф:

  • от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц;
  • от 1000 до 5000 руб. — для должностных лиц предприятия (например, руководителя) и предпринимателей.

При неоднократных нарушениях размер штрафа возрастает.

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Прямых штрафов за непредставление работодателем выписок из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ не предусмотрено, данный вопрос в настоящий момент до конца не урегулирован. Однако желательно правильно скоординировать работу всех служб предприятия/ИП во избежание конфликтных ситуаций.

Обязательный пакет документов, который должен выдаваться каждому увольняющемуся работнику вне зависимости от причины его увольнения, регламентируется законодательными актами Российской Федерации. Обязательными являются следующие бумаги:

  1. трудовая книжка;
  2. расчетный лист;
  3. справка о доходах и удержанных налогах по форме 2-НДФЛ;
  4. справка о зарплатах за предшествующие 2 года по форме 182Н;
  5. справки о страховых взносах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  6. медицинская книжка, если она требовалась для работы на предприятии;
  7. расчет взносов в ФСС.

Трудовая книжка

Трудовая книжка с записью об увольнении обязана быть выданной сотруднику в день расторжения трудовых отношений.

Для того чтобы подтвердить факт выдачи документа, сотрудник расписывается в журнале учета трудовых книжек и в своей личной карточке.

В том случае, если выдать документ работнику лично невозможно, работодатель обязан направить по домашнему адресу уведомление в письменном виде с предложением выслать трудовую книжку почтой.

Расчетный лист

Расчетный листок несет в себе следующую информацию, которая должна быть донесена руководителем до работника:

  • заработная плата и ее составляющие за определенный период времени, полагающиеся сотруднику при увольнении;
  • причитающиеся премии и компенсации;
  • сумма удержанных из заработной платы денежных средств и основания для удержания;
  • общая сумма, начисляемая работнику в день увольнения.

Расчетный лист выдается сотруднику в день его увольнения.

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Справка по форме 2-НДФЛ подтверждает доходы работника и сумму удержанных из его заработной платы налогов.

Такой документ пригодится на новом рабочем месте, для банковских работников при подаче заявки на кредит, для оформления налоговых вычетов, компенсации больничного листа и во многих других ситуациях. Оптимальным вариантом станет запрос сразу нескольких копий документа у нынешнего работодателя.

Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.

Такая справка заполняется по форме 182Н. Она подтверждает доходы работника за предшествующие 2 года.

Те дни, когда страховые взносы с доходов не начислялись, в справке не отображаются. К таким периодам относятся, например, дни болезни или отпуск по уходу за ребенком.

Такие выписки указывают на страховой стаж, который был получен у определенного работодателя, а также на сумму отчислений в Пенсионный Фонд России.

СЗВ-М. Справка по форме СЗВ-М содержит в себе данные за последний месяц работы. По письменному заявлению сотрудника работодатель может предоставить справку за любой период работы до 2016 года, поскольку ранее эта выписка не существовала.

СЗВ-СТАЖ. Такая выписка существует с 2017 года и отображает взносы сотрудника за текущий год (в ней указываются данные с начала текущего года до дня увольнения) или со дня трудоустройства и до дня расторжения трудового договора. Ранее такие справки оформлялись по форме РСВ-1.

Медицинская книга

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Если для осуществления деятельности работнику требовалась медицинская книга и он предоставлял ее при заключении трудового договора, то в пакет документов, предоставляемых сотруднику при увольнении, входит и этот документ.

Медицинская книжка обязана быть выданной в день расторжения трудового договора.

Справка о внесенных взносах в Фонд социального страхования Российской Федерации составляется по форме 4Н. В ней отображается информация по проведенным отчислениям в ФСС за последние 2 года.

Такой документ должен быть выдан сотруднику в день расторжения трудового договора.

Иная документация

Помимо вышеперечисленных документов, сотрудник может потребовать выдачу копии приказа об увольнении, копии приказа о выплате премий.

Как и все необязательные документы, такие приказы выписываются после письменного заявления увольняющегося сотрудника и выдаются ему не позднее чем через 3 календарных дня после обращения.

За несвоевременную выдачу трудовой книги и прочих бумаг, которые необходимы работнику при трудоустройстве, законодательство устанавливает материальную и административную ответственность.

  1. Материальная. Работник вправе потребовать от работодателя компенсации в размере средней заработной платы за все время просрочки.
  2. Административная. Организации понесут ответственность в размере штрафа от 30000 до 50000 рублей; штраф для индивидуальных предпринимателей составляет от 1000 до 5000 рублей; для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей. За повторное правонарушение работодателю грозит увеличение штрафа, а должностному лицу — отстранение от работы.

Увольнение сотрудника по собственному желанию — наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц.

Предлагаем ознакомиться:  Документы необходимые для прописки в частном доме

А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).

Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.

Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ). Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода.

На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по форме № Т-8 . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. 

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ — соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание — соглашение сторон. Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные — по личному усмотрению.

Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый — для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую. Предлагаем вам следующий образец.

 Соглашение о расторжении трудового договора

Документ № 2. Трудовая книжка

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Образец трудовой книжки (увольнение по собственному желанию)

Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий

Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Выдайте документ в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

Справку заполните по обновленной форме из приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н).

Укажите в справке:

  • данные о фирме и сведения о сотруднике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц­взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Документ № 5. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ

Работодатель обязан выдать уволенному работнику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года. Такая обязанность вменяется компании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Справка пригодится работнику на новом месте работы, если он, например, заболеет. Справку нужно заполнить по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н .

По просьбе работника необходимо выдать ему справку о зарплате за последние три месяца. С такой справкой работник может встать на учет в службу занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Также на практике принято выдавать уволенным работникам справку по форме 2-НДФЛ. По такой справке новый работодатель, в частности, сможет определить право работника на вычеты. Например, если доход превысил установленный лимит, работнику не положены детские вычеты. Если работодатель не выдал справку 2-НДФЛ, работник вправе письменно запросить ее (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В справке 2-НДФЛ отражаются сведения об источнике дохода сотрудника, его зарплате и удержанных налогах. Выдается за определенный период (обычно за год). Ниже представлен образец формы, которую необходимо выдать работнику за 2017 и более ранние годы.

Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Выдайте документ в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

Справку заполните по обновленной форме из приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н).

Укажите в справке:

  • данные о фирме и сведения о сотруднике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц­взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Чаще всего справку 2-НДФЛ сотрудники берут, чтобы заявить вычет по НДФЛ в ИФНС или оформить кредит в банке. Еще одна причина — увольнение работника. Выдайте справку  в день увольнения.

В поле «Признак» укажите:

  • 1 — если удержали НДФЛ со всех доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ);

  • 2 — если у сотрудника был доход, с которого не удержали налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Документ № 6. Расчетный листок

В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.

Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату — наличными из кассы или перечисляете на счет работника. Обычно листок выдают в день зарплаты за вторую половину ме­сяца. При увольнении расчетный листок нужно выдать в день увольнения.

Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы. Выбранную форму утвердите приказом. Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.

Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Еще три документа при увольнении

О чем справка

Для чего нужна

По какой форме составлять

Что указывать в справке

Справка с места работы

Чаще всего нужна для получения визы

Образец бланка можно взять на сайте визового центра. Но чаще всего можно составить справку в свободной форме на фирменном бланке

Название, адрес и телефон работодателя, должность, доход, стаж сотрудника. Некоторые визовые центры требуют указать, что на время поездки работодатель предоставляет сотруднику отпуск

Справка о среднем заработке для службы занятости

Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице

По рекомендованной форме из письма Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421

Средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, который установил Минтруд в постановлении от 12.08.2003 № 62

Справка второму родителю ребенка о том, что он не получал пособие

Нужна второму родителю, чтобы получить пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком

В произвольной форме на бланке компании или ИП

Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает:
— отец не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу;
— отец не получал пособие при рождении ребенка.
Основание — подп. «в» п. 28, подп.  «ж» п. 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н

В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.

Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату — наличными из кассы или перечисляете на счет работника. Обычно листок выдают в день зарплаты за вторую половину ме­сяца. При увольнении расчетный листок нужно выдать в день увольнения.

Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы. Выбранную форму утвердите приказом. Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Обходной лист

Чтобы ответить на вопрос, еще какие документы нужны при увольнении, необходимо упомянуть про обходной лист. Этот своеобразный последний отчет необходимо предоставлять в отдел кадров накануне увольнения в заполненном виде. Обходной лист представляет собой перечень внутренних структур организации. В нем должны расписываться руководители отделов, подтверждая, что не имеют к этому работнику каких-либо материальных и имущественных претензий.

Подробнее о том, кому и зачем нужен обходной лист

Предлагаем ознакомиться:  Почему после секретки надо сообщать на работу гражданке

Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию{q}

Подача физическим лицом всех требуемых для аннулирования трудового соглашения документов, на основании которых руководитель подготавливает все остальные бумаги и в последствие увольняет сотрудника, как правило, еще не является завершающим этапом и не дает право навсегда попрощаться сторонам, чьи деловые отношения были ранее скреплены с помощью договора.

Чтобы окончательно завершить процедуру увольнения, работодатель должен вернуть бывшему работнику все, полагающиеся ему документы. Вот почему важно знать какие документы нужно забрать при увольнении по собственному желанию, а также, какие справки должны выдать при увольнении по собственному желанию.

ВАЖНО! В обязанности работодателя входит оформление далеко не всех документов, которые выдаются при увольнении, некоторые из них сотрудник должен потребовать самостоятельно.

Предлагаем рассмотреть список документов, которые может получить работник непосредственно в день увольнения:

  1. справка 2-НДФНЛ. Данный вид документа выдается для того, чтобы физическое лицо получило информацию о собственных доходах, заработной плате и суммах налогов, выплаченных в страховые организации.

    Справка, оформленная по форме 2-НДФЛ, содержит общие сведения об организации, где ранее работал сотрудник, его фамилию, имя и отчество, а также персональные данные работодателя.

    Главной информацией, которую вмещает в себя справка, являются сведения о некоторых видах доходов, предназначенных государством для ежемесячных вычетов в размере 13%, идущих в налоговую инспекцию, суммы всех остальных налоговых вычетов и их коды, суммарные размеры доходов, вычтенных из заработной платы, а также общая сумма налоговых выплат.

    Подобная справка является очень информативной и важной для различных организаций, предоставляющих кредиты. Поэтому она может пригодиться сотруднику, если он захочет взять в ипотеку недвижимость, либо оформить кредит на любую другую потребность.

  2. Какие документы должны выдать при увольнении работникуСправка 182н/4н. Справка, свидетельствующая о среднем размере заработной платы, ранее оформлялась по форме 4н, но, начиная с 007.2013 года, вступила в силу новая форма документа – 182н.

    Данный вид документа не только вмещает в себя сведения о среднем размере оклада, но и содержит информацию о различных дополнительных выплатах и премиях, которые уволенное лицо получало на протяжении двухгодичного периода, предшествующего году расторжения трудового договора.

    Справка 182н может понадобиться работнику для того, чтобы получить денежное пособие. Например, расчет пособия, выплачиваемого за больничный, производиться именно с помощью данного документа.

    Также справка требуется для получения иных денежных компенсаций, полагающихся в случае болезни или несчастных случаев, беременности или уходе за родственником инвалидом, которые выплачиваются из бюджета фонда социального страхования

    .

  3. Справка о доходах за три месяца. Определенной формы данного документа не имеется, поэтому он должен оформляться в соответствии с требованиями конкретной организации, для которой он требуется.

    Такая справка отражает данные о доходах работника, которые подсчитываются путем суммирования зарплат и всевозможных пособий (с учетом налоговых вычетов), полученных сотрудником за период равный трем месяцам.

    Также отдельно подсчитывается общая сумма налоговых выплат за три месяца и средний оклад сотрудника за этот же период.

    Подобная справка необходима в том случае, если физическое лицо нуждается в социальной защите и претендует на денежную помощь
    .

  4. Трудовая книжка. Данный документ является личной собственностью работника и поэтому работодатель обязан не только его вернуть законному владельцу, но и внести туда соответствующую пометку об увольнении.

    Какие документы должны выдать при увольнении работникуПодобная информационная запись проставляется на основании изданного приказа об увольнении. Трудовая книжка содержит отметку не только с датой зачисления на работу, но и с датой ухода, а также причины увольнения вместе со ссылками на законодательные акты, подтверждающие правомерность прекращения деловых отношений, и номер приказа, послужившего основанием для аннулирования трудового соглашения.

    Руководитель организации обязан отдать, покидающему рабочий пост физическому лицу, его трудовую книжку в день увольнения. Иметь в наличии данный документ необходимо для зачисления на новое место работы, а спустя некоторое время для подсчета размера пенсии.

  5. Документ, содержащий сведения о застрахованном лице, который заполняется один раз в месяц по форме СЗВ-М, принятой с первого февраля 2016 года на основании постановления пенсионного фонда.

    В данную форму руководитель вносит личные данные работника, а также страховой номер его индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер сотрудника в пенсионном фонде, код причины постановки на учет и некоторые дополнительные данные.

    Подобный вид документа может понадобиться уволенному физическому лицу, для расчета размера его пенсионного пособия. Иногда форма СЗВ-М нужна, ушедшему с работы сотруднику, в качестве доказательства того, что он является добросовестным налогоплательщиком.

ВНИМАНИЕ! Вышеперечисленный список документа не является исчерпывающим. В исключительных случаях у физических лиц, расторгнувших трудовой договор, может возникнуть потребность в получении документа, предоставляющего данные о страховом стаже работника, или же справки, содержащей информацию за отчетный период об индивидуальном учете физического лица в системе государственного пенсионного страхования. Как вариант, сотруднику может даже понадобиться справка об увольнении по собственному желанию.

Такие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию бывший работник имеет право потребовать от работодателя в последний день его работы. Они могут быть необходимы при получении налоговых вычетов при покупке недвижимости, при расчете пособий в случае преждевременного выхода на пенсию, а также в некоторых других случаях.

Образец справки 2 НДФЛ.

Форма справки 182н.

Форма справки о доходах за 3 месяца.

Форма СЗВ-М.

Статья 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации подробно разъясняет, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2019 году обязан работодатель. В упомянутой статье определяется порядок осуществления процедуры увольнения, подробно перечисляется состав пакета обязательных бумаг, необходимых справок и заявлений, которые должен получить каждый уходящий работник.

Какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2019 году по собственному желанию, указано в ст. 80 ТК РФ. Заявление об уходе работник должен передать руководителю за 2 недели до даты последнего рабочего дня.

В указанный день выходит приказ о расторжении трудового договора, с которым увольняемый знакомится под подпись. При уходе сотрудник получает:

  • справку 2-НДФЛ;
  • справку о зарплате за три месяца;
  • справку 182н о среднем заработке, необходимую в некоторых случаях, чтобы получить пособие;
  • СЗВ-М.

Также выдается расчетный лист с указанием удержаний и компенсаций (например, за неиспользованный отпуск).

В течение двух недель до увольнения работник может отозвать заявление, и работодатель обязан восстановить его в должности, если официально она еще свободна.

Для того чтобы разобраться, какие документы выдаются при увольнении работника в 2019 году при разрыве трудовых отношений в одностороннем порядке по инициативе работодателя, в ТК РФ предусмотрена специальная отдельная статья. Работодатель не вправе самостоятельно устанавливать порядок этой процедуры.

Подобная ситуация может сложиться по разным причинам: как в результате полной или частичной ликвидации организации-работодателя, так и по вине работника — из-за нарушений трудовой дисциплины. В статье 81 ТК РФ приводится подробный список, согласно которому при увольнении работника по инициативе работодателя бухгалтер и отдел кадров подготавливают соответствующий ситуации пакет документов.

Уволить сотрудника по сокращению штата организации можно, если нет возможности перевести его с письменного согласия на другую вакансию у работодателя. При отказе работника от перевода для увольнения оформляются следующие документы:

  1. Приказ о сокращении численности штата организации.
  2. Письменное уведомление работника о сокращении.
  3. Уведомление органов занятости (за 2 месяца, если увольнения массовые — за 3).
  4. Письменный отказ подчиненного от другой должности (если при сокращении штатов остаются вакансии).
  5. Приказ, оформленный по унифицированной форме № Т-8.
  6. Запись в трудовой книжке с указанием, что работник уволен по сокращению штатов.
  7. Оформляется личная карточка по форме № Т-2.

При прекращении деятельности организации-работодателя каждый сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Уведомление о ликвидации юрлица и расторжении трудового договора предоставляется в двух экземплярах. На бланках должна стоять дата и подпись сотрудников.

В случае отказа подписать данный документ составляется акт в присутствии свидетелей, подтверждающих, что извещение об увольнении было получено работником. Далее оформляется приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8. В трудовой книжке указывается, что работник уволен в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности ИП. Соответствующая информация вносится в личную карточку по форме № Т-2.

Работодатель может уволить сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. В этом случае, не тратя время, оформляем:

  1. Запрос на предоставление письменных объяснений.
  2. Приказ о дисциплинарном взыскании. Перед изданием приказа нужно убедиться, что оформлены предваряющие документы: акты, служебные записки, объяснительная от нарушителя либо акт об отказе ее предоставить. Когда все условия соблюдены, приказ о применении дисциплинарного взыскания выдается работнику на подпись.
  3. Приказ о прекращении трудового договора, оформленный по форме № Т-8 (основанием является приказ о дисциплинарном взыскании).
  4. Запись в трудовой книжке с указанием, что увольнение связано с нарушением дисциплины.
  5. Отметка в личной карточке по форме № Т-2.

Документ № 4. Документы персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕРСВ)

При увольнении или по просьбе сотрудника вы обязаны передать три документа: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам.

Данные персонифицированного учета нужны сотруднику для назначения пенсии. Также работник может запросить сведения, чтобы убедиться, передаете ли вы данные персучета о нем в ПФР.

По запросу работника — в течение пяти календарных дней (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Тем, кто увольняется, — в последний день работы (абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сформируйте только на сотрудника, которому выдаете документы. Остальной персонал в выписки из отчетов не включайте (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2019 № В-4510-08/7361).

В форме СЗВ-СТАЖ отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения или по дату запроса сведений (образец отчета — ниже).

На каждого работника вы заполняете отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сформируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года.

Получите от работника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, сотрудник может расписаться на ваших экземплярах отчетов. Или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Работодатель при увольнении работника должен представить ему данные персучета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ).

Указанные данные содержатся в следующих отчетных формах:

  • СЗВ-М;
  • СЗВ-СТАЖ (выдается с 2017 года);
  • раздел 3 расчета по страховым взносам (действует с 2017 года);
  • раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (если нужны данные за периоды до 2017 года).

Сведения выдаются в виде выписки из перечисленных форм. Полностью форму уволенному сотруднику выдать нельзя, так как в ней содержатся персональные данные и других работников. Конечно, если в компании трудится всего один человек, можно выдать непосредственно указанные формы, заверенные должным образом.

Обратите внимание, что закон не предусматривает выдачу данных персучета на основании письменного заявления. Таким образом, это прямая обязанность работодателя. Выдать данные о начисленных взносах и стаже работодатель обязан наравне с трудовой книжкой.

Законодательство не конкретизирует период, за который нужно выдать данные персонифицированного учета. Поэтому период работодатель определяет сам.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы необходимы для продажы дома в деревне

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Ответственность за невыдачу сведений персучета законодательством не предусмотрена. Но сотрудник может обратиться в суд и, возможно, выиграет дело.

Что грозит работодателю за выдачу неполного пакета документов при увольнении сотрудника

Одну часть документов при увольнении сотрудник получит только при наличии заявления. То есть если он письменно не обратится к работодателю, последний отдельные документы может и не выдать, и это не будет считаться нарушением.

Другая часть бумаг выдается в обязательном порядке независимо от того, запросил их увольняющийся или нет. Определим эти два перечня.

Выдаются в обязательном порядке без всяких заявлений:

  • трудовая книжка;
  • медицинская книжка;
  • подлинники документов, подтверждающих уровень образования и квалификации;
  • расчетный листок по заработной плате;
  • справка о заработке и прочих выплатах по форме из приказа Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182;
  • выписка из СЗВ-СТАЖ;
  • выписка из СЗВ-М;

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что касается последних двух пунктов, то выписка из обоих отчетов должна содержать сведения только об увольняющемся лице. Сведения о стаже и прочие данные о других работниках в нее попасть не должны, ведь такая информация признается тайной, которую страхователь не имеет права разглашать.

  • копия раздела 3 единого расчета по страховым взносам;
  • специальная выписка из Реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3, если с выплат работнику начислялись и перечислялись взносы на дополнительное пенсионное страхование.

Письменно запросить работник может:

  • справку по форме 2-НДФЛ с начисленными доходами, примененными вычетами и исчисленным и удержанным налогом;
  • справку о заработке за последние три месяца для постановки на учет в центре занятости;
  • копии любых документов, подтверждающих занятость человека у данного работодателя, например кадровых приказов (об устройстве на работу, увольнении, перемещении), трудового договора (может понадобиться, если работник потерял свой экземпляр), документов из личного дела и т. п.

Заявление на выдачу документов составляется или в свободной форме, или по образцу, имеющемуся на предприятии.

В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей.

Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.

Расчетный лист

Разъярённый мужчина на рабочем месте швыряет бумаги над коробкой с вещами

Если инициатором увольнения выступает сам сотрудник, от него требуется только заявление

А после издания работодателем приказа об увольнении от уходящего сотрудника потребуется расписаться под ним в подтверждение, что с документом ознакомился.

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Если работник выступает инициатором своего увольнения по соглашению сторон, он может адресовать работодателю либо заявление об уходе с изложением всех условий, на которых хочет уволиться, либо приложить свой проект такого соглашения в качестве отдельного документа. После урегулирования всех вопросов, связанных с содержанием соглашения, ему предстоит подписать этот документ, а затем — приказ о своём увольнении.

При увольнении по другим основаниям подготовка всех необходимых документов ложится на плечи работодателя. К числу таких документов относятся:

  1. Предупреждение о предстоящем увольнении по сокращению штатов, в связи с ликвидацией организации или истечением срока трудового договора.
  2. Соглашение об увольнении, если инициатором выступает работодатель. При этом закон не запрещает работнику предложить свой вариант такого соглашения или изложить приемлемые для себя условия в заявлении на руководителя компании-работодателя.
  3. Приказ об увольнении, с которым работник должен ознакомиться и подтвердить это личной подписью.
  • трудовую книжку;
  • справку формы 2НДФЛ;
  • справку о среднем заработке за последние три месяца;
  • справку формы 182Н о зарплате за последние два года перед увольнением или весь фактически отработанный период, если тот составляет меньше двух лет;
  • выписки из отчётности по страховым взносам:
    • формы СЗВ-СТАЖ;
    • формы СЗВ-М;
  • медицинскую книжку, если она есть;
  • дополнительные документы по требованию увольняемого.

Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся работнику в последний рабочий день.

В подтверждение факта её выдачи увольняемый должен расписаться в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек.

Внутренний разворот трудовой книжки

Страницы трудовой книжки с записью об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию

Если работник в последний рабочий день отсутствовал на рабочем месте, например, заболел и из-за этого выдать ему трудовую книжку вовремя оказалось невозможным, работодатель должен направить ему на домашний адрес письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку с предложением в качестве альтернативы дать согласие на её пересылку по почте.

Когда трудовая книжка высылается почтой, подтверждением её выдачи служит опись вложений в почтовое отправление.

Справка 2НДФЛ выдаётся налоговым агентом, в том числе и работодателем, и подтверждает доход налогоплательщика (в случае трудовых отношений — работника) и сумму уплаченного с этого дохода налога.

Этот документ пригодится в таких ситуациях:

  • для налоговой инспекции, в частности, при оформлении налоговых вычетов, которые предоставляются через ИФНС;
  • для подтверждения доходов при подаче заявки на кредит в банк;
  • для подтверждения доходов и удержаний с них у нового работодателя.

На новой работе справка 2НДФЛ пригодится, когда работнику потребуется:

  • рассчитать оплату больничного;
  • оформить стандартный налоговый вычет, в том числе на детей;
  • начислить другие компенсации или предоставить льготы.

Заполненная справка 182Н 1

Возможны и другие ситуации, когда эта справка может пригодиться. Поэтому для увольняемого будет оптимальным сразу её получить. А если он знает, что она пригодится ему неоднократно, например, и у нового работодателя, и в налоговой инспекции, то вправе сразу затребовать нужное количество экземпляров или взять несколько справок, охватывающих разные расчётные периоды.

Надо учитывать, что нового работодателя интересуют доходы и налоги за текущий год, банку достаточно предыдущих трёх месяцев или полугодия, налоговой, если справка входит в комплект документов для предоставления вычета, важен календарный год, за который предоставляется вычет. Если на такой год пришлась смена работы или были параллельные источники дохода, облагаемого НДФЛ, справки предоставляются ото всех налоговых агентов.

Составить справку 2НДФЛ поможет образец.

Бланк формы 2НДФЛ

Незаполненный бланк формы 2НДФЛ

Поскольку закон не содержит жёстких требований к процедуре подтверждения, допускаются несколько вариантов:

  • от одной до пяти тысяч рублей для должностного лица (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или начальник отдела кадров);
  • от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для организаций.

Кроме того, деятельность организации может быть приостановлена на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.

Несвоевременная выдача трудовой книжки чревата также оплатой вынужденного прогула: днём увольнения в таком случае будет считаться дата, когда работник фактически получит свою трудовую на руки, а работодателю придётся выплатить ему средний заработок за всё время между этим днём и датой увольнения.

Работнику за защитой своих прав надо обращаться в трудовую инспекцию или прокуратуру, а денежных компенсаций добиваться через суд.

Весы, судейский молоток и книга на столе

При задержке выдачи документов после увольнения работник может обратиться в суд

Чтобы избежать дополнительного удара по бюджету, работодатель должен не позже следующего дня после увольнения работника, не забравшего трудовую книжку, послать ему почтой уведомление о необходимости получить документы. С этого момента ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки он уже не несёт.

При всей внушительности списка документов, которые полагаются работнику при увольнении, ситуация не так страшна для работодателя, как кажется на первый взгляд. Ведь все они типовые и легко делаются на основе шаблонов.

Какие документы и в какой срок необходимо выдать увольняющемуся сотруднику

Как известно, прекращать деловые отношения без определенных на это причин, регламентированных законодательными актами, запрещено.

Поэтому, если открыть Трудовой кодекс Российской Федерации и найти в нем третий пункт 77 статьи, то руководитель организации может обрести полную уверенность в том, что собственное желание работника служит достаточно весомым основанием для увольнения.

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ!

Для того чтобы разобраться со сроками предоставления документов при расторжении трудового соглашения по собственной инициативе сотрудника, а также другими правилами, относящихся к тому, как это правильно сделать, нужно ознакомиться со статьей под

номером 80

, которая также находится в Трудовом кодексе.

Главным условием, которое необходимо для того, чтобы работник забрал, положенный ему при увольнении список документов, является предварительное получение руководителем некоторых деловых бумаг от него самого.

Таким образом, сначала сотрудник должен предоставить работодателю определенный пакет документов.

Заполненная справка 182Н 2

Какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию ему нужно иметь на руках:

  • Какие документы должны выдать при увольнении работникузаявление – это основной вид документа, полагаясь на который руководитель имеет право выполнять определенную цепочку действий, необходимую для разрыва трудовых отношений.

    Физическое лицо должно указать в заявлении, что больше не желает трудиться в стенах определенного предприятия, а также написать дату и причину своего ухода.

  • Медицинская справка. В тех случаях, если работник перестает трудиться в организации по причине неудовлетворительного состояния здоровья и пишет заявление с просьбой уйти по собственному желанию, то руководителю нужно будет предоставить справку, взятую в больнице и подтверждающую этот факт.

    На основании этой справки бухгалтерия сможет произвести более корректный расчет денежных выплат. Например, если сотрудника не было на рабочем месте некоторый период времени в течение, которого он находился в больнице, то при наличии подобного справочного документа время отсутствия не будет засчитано как прогул.

    Также, если физическое лицо получило травму во время рабочего процесса или же ухудшение его здоровья напрямую связанно с вредными условиями работы, то предоставив медицинскую справку, свидетельствующую об этом, можно смело рассчитывать на денежную компенсацию со стороны работодателя.

  • Список документов при увольнении по собственному желанию включает также дополнительные бумаги. Имеется ряд определенных причин для увольнения работника, в которых ему по закону полагаются некоторые привилегии.

    Например, если физическое лицо хочет расторгнуть трудовые отношения по причине поступления в высшее учебное заведение, то ему разрешено самостоятельно выбрать дату увольнения и не отрабатывать.

    Таким образом, в зависимости от конкретной ситуации может потребоваться наличие дополнительных документов, служащих основанием для получения льгот, компенсаций, премий или каких-либо привилегий.

Образец заявления об увольнении по собственному желанию.

Далее о том, какие документы выдают при увольнении по собственному желанию.

При увольнении сотрудника работодатель, помимо трудовой книжки, должен выдать на руки еще ряд документов. Часть из них выдается по запросу уволенного сотрудника, а некоторые документы нужно выдать обязательно. Как расстаться с сотрудником безболезненно и избежать претензий, расскажем в данной статье.

Процесс увольнения работника по собственному желанию начинается с момента представления им письменного заявления. Заявление работник должен написать за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Срок исчисляется со дня, следующего за днем подачи заявления.

На основании заявления работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Работник ставит свою подпись в приказе в графе «С приказом ознакомлен» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). По просьбе увольняющегося работодатель обязан выдать заверенную копию приказа.

https://www.youtube.com/watch{q}v=py9m4PHlX14

Кроме трудовой книжки, работодатель выдает документы о заработной плате и стаже работника.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector