Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя

В каком случае необходимо вносить изменения в график отпусков

Произвести внесение изменений в график отпусков можно согласно действующим нормам законодательства. Для того чтобы оформить это необходимо, чтобы подлежащий изменению график был действующим. Напомним, что он получает этот статус путем составления такого документа, как приказ об утверждении графика отпусков.

График хозяйствующий субъект должен ввести в действие не позднее 17 декабря года предшествующего периоду, на который составляется данный акт.

https://www.youtube.com/watch{q}v=eYnid9dD-RU

Изменения в график отпусков могут вноситься по инициативе работников или на основании решения руководства, которое должно быть подтверждено согласием сотрудника. Такие события происходят уже в течение года действия ранее утвержденного плана.

Иногда компании приходится осуществлять изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника, который поступает на работу в компании.

Внимание: по общим правилам, прием нового сотрудника не обязательно приводит к необходимости внесения в график корректировок, так как его первый отпуск полагается ему по истечению шести месяцев с даты поступления на работу.

Стечение определенных обстоятельств может приводить к необходимости переноса работнику отпуска, которое требует от работодателя соответствующего оформления документов.

К ним можно отнести:

  1. Совпадение периода болезни работника с отпуском. Однако, в данной ситуации необходимо учитывать следующий момент. Если заболевший работник открывает листок нетрудоспособности, находясь в отпуске, и извещает об этом своего работодателя, то его отпуск просто продлевается на число дней, указанных в больничном листе. Когда же работник не сообщает о происшедшем и работодатель узнает о периоде нетрудоспособности во время отпуска, то эти дни следует перенести. При этом период отдыха из-за переноса определяются работником самостоятельно по его желанию.
  2. Когда сотрудник компании привлекался к выполнению гражданской обязанности (участвовал в заседании как присяжный, участвовал в военных сборах и т. д.) во время своего отпуска, эти дни также необходимо перенести. Связано это с тем, что данный период также подлежит оплате исходя из расчета среднего заработка с освобождением физлица от его работы.

Внимание: Администрация компании должна сообщать своим сотрудникам о начале и окончании дней отпуска не менее чем за 14 дней. Однако, если компания проигнорирует данное правило, то работнику предоставляется возможность перенести свой отпуск на более удобное для него время. Чтобы это осуществить, нужно работнику компании просто составить заявление об этом.

Работодатель согласно положениям закона может производить перенос отпуска в следующих случаях:

  • Когда необходимо выполнить срочно очень важную работу, если ее может осуществить именно данный работник.
  • Когда в компании проводятся изменения в ее структуре.
  • В случае проведения изменения в технологическом процессе организации.
  • При проведении проверки организации контролирующими органами.
  • Когда возникает необходимость направить находящегося в отпуске работника в служебную поездку.
  • При наступлении периода нетрудоспособности руководителя, его заместитель должен быть отозван из отпуска, если обязанности по управлению нормативными актами возлагаются в данной ситуации только на него.

Важно: Главным условием переноса отпуска по инициативе работодателя, является обязательное получение у такого сотрудника согласие на данное действие, только после этого можно произвести изменения в графике.

Нормы трудового законодательства в качестве гарантии устанавливают, что определенных категориям граждан переносить их период отпуска не допускается. К ним относятся работницы в положении, лица, которым не исполнилось 18 лет, совместители, почетные доноры, лица с радиоактивным облучением и т.д.

Предлагаем ознакомиться:  Исковое заявление в суд о признании увольнения незаконным – образец написания

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Порядок внесения изменений

В законе нет указаний на то, можно ли вносить изменения в данный нормативный акт, а также каким образом. Однако стоит заметить, что запрета на это также не установлено. Кадровые специалисты считают, что все изменения в нем все же необходимо отражать.

Предлагаем ознакомиться:  Материнский капитал компенсация за построенный дом. Компенсация из материнского капитала за построенный дом

И делать это необходимо по следующим причинам:

  1. Неверный документ будет вносить путаницу в очередность предоставления отпусков работникам. Кроме этого, из-за неточностей в нем могут последовать санкции проверяющих органов;
  2. Незапланированное отсутствие сотрудника на месте работы может негативно сказаться на деятельности компании.

Однако какой бы ни была причина, внесение изменений должно быть санкционировано администрацией субъекта бизнеса. Также необходимо произвести согласование данных действий и с самим работником.

Если работник желает передвинуть свое время отдыха на иной период, ему необходимо подать заявление на имя руководителя. В данном документе излагается вежливая просьба о переносе закрепленного времени отпуска на другое.

Завизированное руководителем заявление должно быть передано в кадровую службу, где оформляется необходимый приказ. В графике после этого необходимо в поле «Примечание» сделать отметку о переносе с указанием реквизитов подтверждающих документов.

Внимание: Если перенос отпуска происходит из-за производственной необходимости, то процедура действий практически такая же. Однако работник в этом случае составляет не заявление, а подписывает согласие на перенос отпуска. В графике должны быть проставлены реквизиты этого документа.

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно документальное основание, в роли которого выступает распоряжение руководителя.

В свою очередь, для составления приказа также нужны документы основания.

Необходимость изменения графика может возникать в следующих случаях:

  • При получении от работника заявления о переносе отпуска согласно ст.124 ТК РФ (больничный в период отдыха, выход на работу и исполнение гос.обязанностей, нарушение работодателем правила ТК РФ в части предоставления ежегодных отпусков).
  • При получении от сотрудника просьбы изменить даты в связи с личными семейными обстоятельствами.
  • Получение от работника согласия на перенос отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Все остальные причины – семейные обстоятельства, производственная необходимость не являются строго обязательными причинами для переноса отпускных дней.

Чтобы кадровый работник мог внести изменения в график, он должен получить приказ руководителя.

В свою очередь, приказ составляется, если есть заявление от работника с просьбой о переносе или согласии на изменение отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Образец приказа об утверждении графика можно найти здесь.

Если инициатива по изменению графика отпусков идет от работника, то причинами могут быть следующие обстоятельства:

  • нетрудоспособность в период нахождения в отпуске;
  • временный вызов на работу во время отдыха для исполнения обязанностей;
  • несвоевременная выплата или невыплата отпускных работодателем;
  • неуведомление сотрудника о датах началах отпускного периода — уведомить нужно за 2 недели;
  • семейные обстоятельства.

Если основание для изменения – это личные обстоятельства работника, то решение о переносе отпускных дней и внесении изменений в график принимается руководителем на свое усмотрение.

Первые четыре причины  при указании их в заявлении работника являются основанием для удовлетворения просьбы и составления приказа об изменении отпускных дат.

В приказе о переносе отпуска и изменении графика следует указать:

  • на основании чего составляется распоряжение;
  • в связи с чем переносится отпуск;
  • на какие сроки осуществляется перенос;
  • отдается распоряжение изменить график и кадровую документацию.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

Предлагаем ознакомиться:  Какой суд рассматривает дела об усыновлении

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Закон не устанавливает для этого документа какую-либо особую форму. Его можно составлять в произвольном виде, в том числе с использованием фирменного бланка субъекта бизнеса.

Приказ в шапке обязательно должен включать в себя наименование субъекта бизнеса либо Ф.И.О. предпринимателя, адрес расположения, регистрационные коды.

Далее на следующей строке нужно проставить дату составления и место.

После этого нужно записать слово «Приказ», после этого указывается его порядковый номер. На следующей строке можно проставить краткое содержание документа — к примеру, «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Жданова А. И.».

Далее следует вводная часть распоряжения. В ней необходимо указать причину, по которой решено произвести перенос отпуска сотрудника.

Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя

К примеру, здесь записывается «На основании предоставленного заявления работника о переносе отпуска..» или же «По причине ввода в эксплуатацию нового станка и на основании письменного согласия работника..».

Дальше указывается слово «Приказываю», а после этого излагаются пункты распоряжения:

  • Выполнить перенос отпуска с даты, указанной в графике отпусков на новую. При этом обязательно проставляется новый день начала отдыха;
  • Указание кадровому работнику произвести необходимые изменения в существующем графике отпусков.

Важно: Приказ подписывает руководитель организации. Далее, в нем необходимо предусмотреть графы, в которых будут проставлять свои подписи указанные ответственные сотрудники.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Нужно ли знакомить сотрудников

График отпусков — это внутренний локальный акт субъекта бизнеса. А закон устанавливает, что с такого рода документами субъект бизнеса должен знакомить всех своих работников под роспись.

Если в график вносятся какие-либо изменения, то проводить ознакомление нужно только того работника, которого они затрагивают. Всех остальных работников, которые упомянуты в документе, ознакамливать повторно нет необходимости.

Внимание:Производить операцию ознакомления допускается несколькими способами. К графику можно приложить специальный лист, на котором будут излагаться суть изменений, а работник будет проставлять свою подпись как ознакомление.

https://www.youtube.com/watch{q}v=d3-i5FeDp8Y

Кроме этого можно в приказе, при помощи которого внесены изменения, предусмотреть специальную графу. Там работник должен будет проставить отметку о том, что он ознакомлен с данным документом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector