Как сделать электронную подпись

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

  • простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
  • усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.
  • усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Обзор средств электронной подписи

Электронные документы в рамках российского законодательства имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном носителе. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании, например, реестр оказанных услуг, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. У неё есть два криптоключа: закрытым подписывается документ, который хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.

Подписание — это процесс формирования файла электронной подписи для конкретного документа от лица пользователя.

Прежде всего, перед созданием документа необходимо подготовить рабочее место и установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:

  • пакет программ КриптоПро (CryptoPRO) необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию КриптоПРО;
  • плагин КриптоПро Browser Plug-in.

После установки программного обеспечения на компьютер необходимо сформировать сам документ. Как только информация сгруппирована и полностью внесена в новый документ, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭП.

Для подписи электронного документа потребуется:

  • Окончательная версия документа, не требующая доработки. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
  • Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи.
  • Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Подписанный файл получает расширение .sig. Также ЭП может быть отдельным файлом, это зависит от исходного формата документа. Если вы подписывали документ PDF, Word или Excel с помощью специальных программ, то отличить их невозможно.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Предлагаем ознакомиться:  Гражданский брак: имеет ли право жена на наследство после смерти мужа{q} 2019 год

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Как подписать документ в электронном документообороте ЭДО

Как сделать электронную подпись

В электронном документообороте на документ подпись не ставится, она для него формируется в онлайн формате. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Рассмотрим пример подписи электронного документа в сервисе электронного документооборота Контур.Диадок.

Если на рабочем компьютере или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.

Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Отсоединенная подпись формируется в отдельном файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит документ и саму подпись.

Диадок проверяет оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись.

Диадок работает с квалифицированной электронной подписью. То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре ЗАО «Расчётный центр «Практик». С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.

Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к специалистам ЗАО «Расчётный центр «Практик» по телефону: 7 (495) 411-72-72. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.

Как получить

Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой разницы, у какого центра купить электронную подпись. Главное, чтобы он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городе на едином портале электронной подписи.

Документы, чтобы получить подпись для юридического лица:

  • выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о регистрации;
  • паспорт и СНИЛС руководителя.

Чтобы получить подпись, нужно заполнить заявление на сайте удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Как сделать электронную подпись

Электронную подпись выдают на год, а потом ее нужно покупать заново. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции.

Предлагаем ознакомиться:  Кто подписывает договор подряда

Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит уведомление о том, что необходима его подпись, и рекомендации:

  • ввести подпись;
  • выбрать изображение подписи от руки;
  • ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Для создания строки подписи в документе Word или Excel:

  1. Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
  2. В группе «Текст» на вкладке «Вставка» раскройте список «Строка подписи» и выберите пункт «Строка подписи Microsoft Office».
  3. В открывшемся окне «Настройка подписи» введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.
  4. Установите один или оба указанных ниже флажка: разрешение подписывающему указать цель добавления подписи и показывать рядом с подписью ее дату.
  5. Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений «Подписи». Чтобы завершить процесс подписания, нажмите кнопку «Просмотр подписей».

  6. При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.
  7. Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.
  8. Выберите в меню команду «Подписать».
    • введите свое имя в поле рядом со значком «X», чтобы добавить печатную версию подписи;
    • нажмите кнопку «Выбрать рисунок», чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне «Выбор графической подписи» найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку «Выбрать».

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись удостоверяет подлинность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка «Подписи». Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе «Сведения», который отображается в меню вкладки «Файл».

Добавление в документ невидимой подписи:

  1. Откройте вкладку «Файл».
  2. Выберите пункт «Сведения».
  3. Нажмите кнопку «Защита документа», «Защита книги» или «Защита презентации».
  4. Нажмите кнопку «Добавить цифровую подпись».
  5. Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку «ОК».
  6. В диалоговом окне «Подпись» в поле «Цель подписания документа» укажите цель подписания документа.
  7. Щелкните элемент «Подпись».

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка «Подписи», а сам файл станет доступен только для чтения.

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

  • программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
  • драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
  • дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;
  • программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.
Предлагаем ознакомиться:  Односторонний отказ от договора подряда

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:

  • Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно{q}
  • Нужны ли драйверы и где их взять{q}
  • Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой{q} А обычные в ворде, екселе и пдф{q}
  • Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере{q}

Как подписать заявку на электронном аукционе, торгах

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают заявки перед отправкой на торги. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Именно она осуществляет ключевые функции защиты документов: гарантирует соответствие первоисточнику; делает невозможным стороннее вмешательство и внесение изменений в документы;

Данная сфера применения ЭП характеризуется тем, что все документы подписываются в онлайн формате на тендерных площадках и не требуют подготовительной работы на рабочем месте.

Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную подпись. Участник направляет заявку оператору электронной площадки, оператор проверяет электронную подпись, в случае положительного результата присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Если оператор электронной площадки обнаружил несоответствие в подписи, то заявка возвращается на доработку.

Отправляем отчетность

Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Как сделать электронную подпись

Если у вас Мак, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

  • Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
  • Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

https://www.youtube.com/watch{q}v=KU9ZFpGYVTY

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

  • проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;
  • не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;
  • храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;
  • не храните флешку вместе с паролем.

Пароль для электронной подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector