Должностная инструкция архивариуса предприятия образец

Ремонт, Дизайн, Мебель, Строительство, Инструкции

ИНСТРУКЦИЯ

АРХИВАРИУСА

наименование учреждения,
организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
(директор; иное должностное лицо,
00.00.0000  № 00 уполномоченное утверждать
архивариуса должностную инструкцию)
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000

I. Общие положения

1.Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. Надолжность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональноеобразование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное)общее образование и специальную подготовку по установленной программе безпредъявления требований к стажу работы.

3.Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказомдиректора предприятия по представлению заведующего архивом.

4.Архивариус должен знать:

4.1.нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалыи документы по ведению архивного дела на предприятии.

4.2.Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

4.3.Единую государственную систему делопроизводства.

4.4Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения иактов об уничтожении документов.

4.5.Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

4.6.Порядок ведения учета и составления отчетности.

4.7.Структуру предприятия.

4.8.Основы организации труда.

4.9.Правила эксплуатации технических средств.

4.10.Законодательство о труде.

4.11.Правила внутреннего трудового распорядка.

4.12.Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

5. Архивариус всвоей деятельности руководствуется:

5.1. Положениемоб архиве.

5.2.Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариусподчиняется непосредственно заведующему архивом.

7. Навремя отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняетлицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственностьза надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

1.Основными задачами архивариуса являются:

1.1.Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранностипринимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документовпрактического назначения).

1.2.Создание справочного аппарата к ним.

1.3.Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихсяв деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4.Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводствеподразделений организации.

2. Длявыполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.1.Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2.Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделенийдокументы, законченные делопроизводством.

2.3.Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формированияи оформления при передаче в архив.

2.4. Всоответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения,систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5.Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, атакже акты для передачи документов на государственное хранение, на списание иуничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведетработу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный ибыстрый их поиск.

2.7.Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивныхдокументов.

2.8.Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления,соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения ихсохранности.

2.9.Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10.Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы,составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документахархива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.11.Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.12.Принимает необходимые меры по использованию в работе современных техническихсредств.

III. Права

Архивариусимеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися егодеятельности.

2. Вноситьпредложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящейинструкцией обязанностями.

3. Впределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках вдеятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников),выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей ивносить предложения по их устранению.

4.Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителейподразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы,необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполненииобязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариуснесет ответственность:

1. Заненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенныхдействующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. Заправонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — впределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

3. Запричинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовыми гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с
Руководитель структурного подразделения
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000
С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000

Должностная инструкция архивариуса (примерная форма)

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника – нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция.

Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Разработка должностных инструкций – это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.

Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.

Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

Предлагаем ознакомиться:  Рапорт о повышении заработной платы образец

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.

https://www.youtube.com/watch{q}v=RPxjjJ_951s

Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права;
  • Ответственность;
  • Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» нужно отметить:

  • наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;
  • перечень нормативных, методических и др. документов, которыми руководствуется работник, занимаемый данную должность;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
  • требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником.

При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.

), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).

В разделе «Права» определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.

Должностная инструкция архивариуса предприятия

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Должностная инструкция архивариуса предприятия образец

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Типовая инструкция

  1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
  2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
  4. Архивариус должен знать:
    1. 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
    2. 4.2.

      Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

    3. 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
    4. 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
    5. 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
    6. 4.6.

      Порядок ведения учета и составления отчетности.

    7. 4.7. Структуру предприятия.
    8. 4.8. Основы организации труда.
    9. 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
    10. 4.10. Законодательство о труде.
    11. 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
    12. 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
  5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
    1. 5.1. Положением об архиве.
    2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
  6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
  7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.

    ) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

Предлагаем ознакомиться:  Образец приказа увольнения по срочному договору

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

Должностная инструкция архивариуса предприятия образец

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

https://www.youtube.com/watch{q}v=Cn_9FxS_Ztc

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

  1. Основными задачами архивариуса являются:
    1. 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
    2. 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
    3. 1.3.

      Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

    4. 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
  2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
    1. 2.1.

      Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

    2. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
    3. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
    4. 2.

      4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

    5. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
    6. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
    7. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
    8. 2.8.

      Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

    9. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
    10. 2.10.

      Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

    11. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
    12. 2.12.

      Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

  • Кто такой архивариус{q}
  • Структура и содержание должностной инструкции архивариуса
  • Типовые требования к архивариусу
  • Должностные обязанности архивариуса
  • Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

— [вписать нужное].

Бумаги хранятся в архиве, а человек, выбравший профессию архивиста, обязан обеспечивать соответствующий документооборот в подразделении, а также правильную организацию его работы.

Специальность имеет ряд особенностей, а также свои преимущества и недостатки, который нужно знать и учитывать, собираясь работать в этой сфере.

Общая информация

Управленческая, организационная, производственная и реализационная деятельность субъекта предпринимательства отражается документально в виде приказов, распоряжений, положений и локальных актов.

Каждый документ актуален только в определенный временной период, после истечения которого он не используется, но занимает место для хранения в ущерб новым бумагам. Ввиду избытка документов могут возникнуть проблемы с поиском нужной документации, а также с организацией документооборота.

Для решения этой проблемы, часть бумаг, информация из которых не используется в настоящее время, может быть перемещена для хранения в архив. Она может понадобиться в будущем периоде.

Руководство может прибегнуть к прежним разработкам для использования информации при составлении аналогичных бумаг, а также в качестве доказательной или информационной базы, которая может понадобиться при возникновении спорных или проблемных вопросов относительно событий прошлого периода.

Без архивариуса решение вопроса по поиску нужного документа может стать проблематичным. При хранении всех бумаг в одном месте, их поиск может занять много времени.

Поэтому их часть, которая не используется в текущем режиме, переносится в архив. Для обеспечения систематизации документооборота и упрощения поиска бумаг, руководством вносится в штатное расписание профессия архивариуса.

Он всегда знает, где лежит нужный документ и предоставит его по запросу руководства.

Архивариус — работник предприятия, являющийся экспертом, в обязанности которого входит управление архивом документов и их систематизация, а также обеспечение сохранности конфиденциальных сведений.

Специалист востребован субъектами хозяйствования государственного или частного значения, для которых характерен большой документооборот. Чаще всего его обязанности вменяются по совместительству с основной профессией, поэтому отдельно найти такую вакансию очень сложно.

Услуги архивариуса могут понадобиться при формировании статистических данных медицинского учреждения или ЗАГСа для составления списков больных, вылечившихся, родившихся или умерших, а также вступивших в брачные отношения и разведенных. Сложно обойтись без специалиста в музейных заведениях, в которых они систематизируют все экспонаты по историческим периодам.

  Должностные обязанности заместителя генерального директора

Для образовательного учреждения важно систематизировать и хранить трудовые книжки преподавателей, а также зачетки и подготовленные к выдаче дипломы. Архивариусы могут работать и на частных лиц, где их задачей может стать составление генеалогического дерева или систематизация семейных записей.

Особое внимание следует уделять архивариусам документам по охране труда, поскольку в законе регламентировано их ответственное хранение на протяжении нескольких десятков лет.

Предлагаем ознакомиться:  Что делать, если украли номера{q}

Спорная ситуация или необходимость доказательства определенного факта может возникнуть в любое время, а поскольку все бумаги являются подтверждением или основанием для назначения определенных льгот, для произведения выплат или для привлечения к ответственности, то их хранение должно быть надежно.

История профессии

Архивариус в современном мире

Профессия архивариуса была создана в 1720 году Петром I. Им был подписан Устав, в котором был отражен организационный порядок государственного управления, одной из позиций которой была необходимость хранения документальных данных за прошлый период в архивах. Для их систематизации была введена новая должность, при выполнении обязанностей по которой человек составлял акты, регистрировал их и систематизировал для хранения. Изначально процедура касалась только сферы судопроизводств, но впоследствии она вышла за ее рамки.

Для работы по специальности не нужно иметь специального образования. Работник может переквалифицироваться с любой профессии. При этом он может посетить курсы или пройти самостоятельное обучение.

Профессиональная деятельность подразумевает умственный труд и не предполагает приложение физических усилий.

Для нее характерен творческий подход и спокойная обстановка на рабочем месте. Ввиду большого количества свободного времени после приведения документации в архиве в соответствие рекомендациям руководства, а также ее систематизации, специалист может параллельно заниматься другим видом деятельности по совмещению, что позволит увеличить величину заработной платы.

Должностная инструкция архивариуса предприятия образец

Работа архивариуса отлично подойдет для студентов, поскольку они могут быть наняты на работу не на полный рабочий день.

Если на преимущества профессии посмотреть с другого ракурса, то они преобразуются в ее недостатки. К ним относится тишина на рабочем месте и наличие много свободного времени. Следствием этого является небольшой уровень заработной платы.

В категорию недостатков можно еще отнести применяемые к специалисту врачебные противопоказания, работу в одиночестве и отсутствие карьерного роста.

Немногие руководители субъектов хозяйствования создают отдельную штатную единицу архивариуса. Его обязанности часто совмещаются с другими специальностями, поэтому сложно найти вакантную должность.

Стоит отметить, что считается, что эта специальность является одной из самых нудных.

Что должен знать специалист

Профессия архивариуса считается скучной работой. Она требует усидчивости человека и его умения скрупулезно выполнять свои обязанности. Специальность на первый взгляд кажется простой, однако работать по ней сможет не каждый. Претендент должен уметь обращаться с документами, а также владеть правилами их хранения и сроками, на протяжении которых они могут находиться в архиве. После их истечения в обязанности работника входит утилизация бумаг.

  Должностная инструкция кассира предприятия

https://www.youtube.com/watch{q}v=aXJ-agJepPI

Должностная инструкция архивариуса предприятия регламентирует ряд обязанностей специалиста, а также сферу его ответственности.

Специалист должен получать, регистрировать документы, а также обеспечивать их архивное хранение. По требованию руководства, он должен уметь оперативно найти нужные бумаги и предоставить их.

В его обязанности также входит контроль возврата документации. Чтобы упростить процедуру мониторинга движения бумаг, рекомендуется вести их электронный учет, а в образец заявки на их выдачу рекомендуется включить раздел «срок возврата».

Специалист, отвечающий за сохранность и конфиденциальность базы данных должен уметь концентрироваться, а также быть терпеливым, старательным и бдительным. Для него должна быть характерна дисциплинированность и организованность. Архивариус должен:

  • владеть основами делопроизводства;
  • уметь правильно зарегистрировать документы;
  • владеть правилами ведения архива;
  • знать, как составить отчетность.

В обязанности специалиста входит прием, оформление, сохранность и утилизация документации. Для этого ему необходимо иметь навыки обращения с компьютерной техникой и техническими средствами. Поэтому он должен быть уверенным пользователем ПК и иметь опыт работы по специальности.

Обучение

Получение специальности архивариуса возможно в средних и высших заведениях. Длительность обучения зависит от выбранного курса и формы получения образования. Среднее время учебы составляет 4–5 лет. Допустима переквалификация работника с другой профессии, что возможно при наличии у него высшего образования.

Заработная плата специалиста не отличается большими размерами, что является значительным минусом профессии. Ее размер определяется руководством компании в зависимости от объема документации, подлежащей хранению. Он также зависит от квалификации специалиста и его стажа работы, однако на практике эти факторы не сильно влияют на величину оплаты труда, средний размер которого едва дотягивает до отметки 25000 рублей.

Основной задачей архивариуса является сохранение всей документации, а также ее систематизация, поддержание порядка хранения, контроль использования и возврата.

Специалист занимается приемкой, регистрацией и выдачей бумаг, которые могут поступать из одной или нескольких организаций. На каждую из них он оформляет регистрационную карту и формирует банк данных.

В его обязанности может быть вменена доставка документации, а также обеспечение правил пожарной безопасности внутри архивного учреждения.

Должностная инструкция архивариуса предприятия образец

Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Ежедневно тексты вновь принятых нормативных актов. Еженедельно мониторинг законодательства с ми. Проекты законов. Электронные и печатные издания.

Должностная инструкция медицинского архивариуса предполагает, что у него есть определенные права. Он может запросить и получить документы, которые касаются его трудовой деятельности.

При необходимости может сотрудничать со специалистами из других подразделений предприятия или из других организаций, если это поможет ему в решении его компетентных вопросов.

https://www.youtube.com/watch{q}v=J_bSv6ocxIw

Архивариус должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: … (указать конкретно наиболее важные).

  • Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
  • Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  • Образовательные учреждения могут складывать в архив: финансовую отчетность, результаты тестирований и экзаменов, документы об учениках, в том числе конфиденциальную личную информацию.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector